W pi\u0105tek o 14:30 dyrektor zakup\u00f3w firmy produkcyjnej z Wielkopolski odkrywa, \u017ce plik „dostawcy_master_v22.xlsx” na dysku sieciowym ma dwie r\u00f3wnolegle edytowane wersje. Jedna otwiera\u0142a si\u0119 od trzech tygodni w oddziale w Poznaniu. Druga w centrali. Konflikt merge’owy w Excelu nie istnieje, wi\u0119c jedna z nich po prostu nadpisze drug\u0105. Trzy miesi\u0105ce r\u0119cznej pracy zaopatrzeniowca ze \u015al\u0105ska p\u00f3jd\u0105 w niepami\u0119\u0107 w momencie, kiedy kto\u015b kliknie zapisz.<\/p>\n\n\n\n
To nie jest wymy\u015blona historia. To jest scenariusz, kt\u00f3ry powtarza si\u0119 w polskich firmach produkcyjnych \u015bredniej wielko\u015bci mniej wi\u0119cej raz na kwarta\u0142. I to nie najwi\u0119kszy problem z Excelem jako baz\u0105 dostawc\u00f3w. To dopiero pierwszy sygna\u0142, \u017ce pora powa\u017cnie zastanowi\u0107 si\u0119 nad zmian\u0105 narz\u0119dzia.<\/p>\n\n\n\n
Ten artyku\u0142 nie jest atakiem na Excel. Excel jest \u015bwietnym narz\u0119dziem, je\u017celi wiesz gdzie ko\u0144czy si\u0119 jego pole zastosowania. Poni\u017cej rozk\u0142adam siedem konkretnych moment\u00f3w, w kt\u00f3rych zarz\u0105dzanie dostawcami w Excelu przestaje dzia\u0142a\u0107. Nie wszystkie musz\u0105 wyst\u0105pi\u0107 naraz. Ale je\u015bli rozpoznajesz trzy, migracja do dedykowanego systemu powinna by\u0107 na twojej li\u015bcie priorytet\u00f3w operacyjnych na najbli\u017csze p\u00f3\u0142 roku.<\/p>\n\n\n\n
Warto zacz\u0105\u0107 od uczciwej odpowiedzi na pytanie, dlaczego mimo dziesi\u0105tek dedykowanych system\u00f3w na rynku, Excel jest wci\u0105\u017c standardem w wi\u0119kszo\u015bci polskich firm produkcyjnych. Odpowied\u017a jest prosta: bo wsz\u0119dzie ju\u017c jest, ka\u017cdy wie jak go u\u017cywa\u0107, i na pocz\u0105tku wystarcza.<\/p>\n\n\n\n
Kiedy firma zaczyna, ma 10-15 dostawc\u00f3w. Zaopatrzeniowiec zna ka\u017cdego z nich osobi\u015bcie. Excel z ich danymi kontaktowymi, aktualnymi cenami i notatkami wystarcza w zupe\u0142no\u015bci. Wprowadzenie systemu wymaga inwestycji, konfiguracji, przeszkolenia. Excel jest darmowy i „dzia\u0142a od jutra”.<\/p>\n\n\n\n
Problem polega na tym, \u017ce skala zmienia si\u0119 ciszej ni\u017c wi\u0119kszo\u015b\u0107 firm to zauwa\u017ca. Ro\u015bnie liczba dostawc\u00f3w, ro\u015bnie liczba komponent\u00f3w, ro\u015bnie zesp\u00f3\u0142 zaopatrzenia. Excel skaluje si\u0119 liniowo z liczb\u0105 dostawc\u00f3w, ale koszt operacyjny obs\u0142ugi tego Excela skaluje si\u0119 wyk\u0142adniczo. Kiedy firma si\u0119 orientuje, ma ju\u017c 80 dostawc\u00f3w, trzech zaopatrzeniowc\u00f3w i pi\u0119\u0107 wersji tego samego pliku.<\/p>\n\n\n\n
Poni\u017csze symptomy pojawiaj\u0105 si\u0119 w firmach, kt\u00f3re przekroczy\u0142y pr\u00f3g operacyjny Excela, ale jeszcze o tym nie wiedz\u0105. Ka\u017cdy z nich osobno wygl\u0105da jak uci\u0105\u017cliwo\u015b\u0107 kt\u00f3r\u0105 „trzeba jako\u015b przetrwa\u0107”. Razem tworz\u0105 w\u0105skie gard\u0142o, kt\u00f3re kosztuje firm\u0119 realne pieni\u0105dze.<\/p>\n\n\n\n