Bud\u017cet IT w firmie produkcyjnej powstaje zwykle w grudniu i zwykle tak samo: bierzemy tegoroczne wydatki, dok\u0142adamy 10% na podwy\u017cki licencji i zostawiamy troch\u0119 \u201ena co\u015b nowego\u201d. Taki bud\u017cet \u0142atwo przyj\u0105\u0107, ale trudno go obroni\u0107. Po roku nikt nie umie powiedzie\u0107, co da\u0142y pieni\u0105dze wydane na systemy, a lista rzeczy \u201edo zrobienia kiedy\u015b\u201d jest d\u0142u\u017csza ni\u017c rok wcze\u015bniej.<\/p>\n\n\n\n
Poni\u017cej pokazujemy, jak u\u0142o\u017cy\u0107 bud\u017cet IT na 2027 rok tak, \u017ceby ka\u017cda pozycja mia\u0142a pow\u00f3d. Piszemy z perspektywy firmy, kt\u00f3ra wdra\u017ca configurators<\/a>, systemy ofertowe, CRM i monitoring maszyn u producent\u00f3w, wi\u0119c widzimy, kt\u00f3re wydatki wracaj\u0105, a kt\u00f3re zostaj\u0105 tylko kosztem. Na ko\u0144cu jest ankieta: odpowiadasz na kilka pyta\u0144 o firm\u0119, a system proponuje, ile i na co wyda\u0107.<\/p>\n\n\n\n Pierwszy krok nic nie kosztuje, a cz\u0119sto zwalnia cz\u0119\u015b\u0107 bud\u017cetu. Przejd\u017a przez faktury z ostatnich 12 miesi\u0119cy i spisz w jednej tabeli wszystkie abonamenty, licencje, hosting, umowy serwisowe i zewn\u0119trznych wykonawc\u00f3w. Przy ka\u017cdej pozycji zapisz cztery rzeczy:<\/p>\n\n\n\n W prawie ka\u017cdej firmie, z kt\u00f3r\u0105 robimy takie zestawienie, wychodz\u0105 trzy rzeczy: konta po pracownikach, kt\u00f3rzy dawno odeszli, dwa narz\u0119dzia robi\u0105ce to samo (np. dwa programy do ofert albo dwa dyski w chmurze) i system, kt\u00f3ry kupiono pod projekt zako\u0144czony rok temu. To pieni\u0105dze, kt\u00f3re mo\u017cesz przesun\u0105\u0107 na rozw\u00f3j bez proszenia zarz\u0105du o wi\u0119cej.<\/p>\n\n\n\n Najprostszy podzia\u0142, kt\u00f3ry da si\u0119 obroni\u0107 przed zarz\u0105dem, to trzy koszyki. Ka\u017cdy ma inne pytanie kontrolne:<\/p>\n\n\n\n Jako punkt wyj\u015bcia do rozmowy proponujemy u producent\u00f3w mniej wi\u0119cej taki podzia\u0142: 50-60% na utrzymanie, 10-15% na bezpiecze\u0144stwo i 25-40% na rozw\u00f3j. To nie jest norma bran\u017cowa, tylko nasza obserwacja z wdro\u017ce\u0144. Je\u015bli rozw\u00f3j dostaje mniej ni\u017c jedn\u0105 czwart\u0105, firma p\u0142aci g\u0142\u00f3wnie za to, \u017ceby by\u0142o tak jak jest.<\/p>\n\n\n\n Wi\u0119kszo\u015b\u0107 firm wesz\u0142a do KSeF w 2026 roku, ale cz\u0119sto w trybie awaryjnym: faktury wystawia program ksi\u0119gowy, a reszta procesu dalej polega na przepisywaniu. Od 1 stycznia 2027 ko\u0144czy si\u0119 okres przej\u015bciowy. Zaczynaj\u0105 obowi\u0105zywa\u0107 kary za faktury wystawione poza systemem, a do KSeF musz\u0105 przej\u015b\u0107 tak\u017ce najmniejsze firmy, kt\u00f3re korzysta\u0142y ze zwolnienia. To dobry moment, \u017ceby po\u0142\u0105czy\u0107 ofert\u0119, zam\u00f3wienie, ERP i faktur\u0119 w jeden ci\u0105g bez r\u0119cznego kopiowania danych. To zwykle niewielki projekt integracyjny, kt\u00f3ry zwraca si\u0119 najszybciej ze wszystkich.<\/p>\n\n\n\n To nie jest pozycja \u201erozwojowa\u201d, ale bez niej reszta nie ma sensu. Sprawd\u017a trzy rzeczy: czy kopia zapasowa by\u0142a w tym roku odtworzona na pr\u00f3b\u0119 (sama kopia to za ma\u0142o), czy poczta i systemy z danymi klient\u00f3w maj\u0105 logowanie dwusk\u0142adnikowe oraz ile komputer\u00f3w w biurze i na hali nadal dzia\u0142a na Windows 10. Darmowe wsparcie dla tego systemu sko\u0144czy\u0142o si\u0119 w pa\u017adzierniku 2025, a p\u0142atne rozszerzenie dla firm dro\u017ceje z ka\u017cdym rokiem. Lepiej zaplanowa\u0107 wymian\u0119 w bud\u017cecie ni\u017c p\u0142aci\u0107 za ni\u0105 w trybie pilnym. Je\u015bli korzystacie ju\u017c z narz\u0119dzi AI, do\u0142\u00f3\u017c do tego koszyka zasady pracy z danymi, o kt\u00f3rych pisali\u015bmy w tek\u015bcie o bezpiecze\u0144stwie AI w firmie<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli przygotowanie oferty zajmuje handlowcowi lub technologowi godzin\u0119 albo d\u0142u\u017cej, a w tym czasie klient pyta te\u017c konkurencj\u0119, to jest najlepiej p\u0142atny problem w firmie. Konfigurator albo system ofertowy skraca wycen\u0119 z dni do minut i zmniejsza liczb\u0119 b\u0142\u0119d\u00f3w w cenach. Realne wide\u0142ki to 35-60 tys. z\u0142 za prosty konfigurator i 87-150 tys. z\u0142 za rozbudowany, szczeg\u00f3\u0142y rozpisali\u015bmy w tek\u015bcie how much a configurator costs<\/a>. Je\u015bli nie wiesz, od czego zacz\u0105\u0107, policz najpierw, ile kosztuje Ci\u0119 obecny proces, wed\u0142ug wzoru z artyku\u0142u on the cost of quote automation<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Bud\u017cet na 2027 opiera si\u0119 na prognozie sprzeda\u017cy. Je\u015bli ta prognoza to suma przeczu\u0107 handlowc\u00f3w, to ca\u0142y plan stoi na zgadywaniu. CRM z porz\u0105dnie opisanymi etapami lejka pozwala liczy\u0107 prognoz\u0119 z danych<\/a>, a nie z nastroju. Uwaga: CRM bez opisanego procesu i bez osoby, kt\u00f3ra go pilnuje, ko\u0144czy si\u0119 tak, jak opisali\u015bmy w tek\u015bcie dlaczego wdro\u017cenie CRM si\u0119 nie udaje<\/a>. Bud\u017cetuj wi\u0119c nie tylko licencje, ale te\u017c czas na u\u0142o\u017cenie procesu.<\/p>\n\n\n\n Wiele firm planuje \u201ecyfryzacj\u0119 produkcji\u201d jako jeden du\u017cy projekt na ca\u0142y zak\u0142ad. Rozs\u0105dniej jest zacz\u0105\u0107 od jednej maszyny albo linii, kt\u00f3ra jest w\u0105skim gard\u0142em, i mierzy\u0107 na niej OEE<\/a> z danych, a nie z kartki. Po trzech miesi\u0105cach wiesz, gdzie naprawd\u0119 uciekaj\u0105 godziny, i masz liczby do decyzji o rozbudowie. Ten sam pilot jest te\u017c pierwszym krokiem do predictive maintenance<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Typowy obraz: CRM, program do ofert, ERP, sklep, Excel z cennikiem i Excel z baz\u0105 dostawc\u00f3w. Ka\u017cde narz\u0119dzie osobno dzia\u0142a, ale ludzie przepisuj\u0105 dane mi\u0119dzy nimi kilka razy dziennie. Zanim kupisz sz\u00f3ste narz\u0119dzie, sprawd\u017a, czy po\u0142\u0105czenie tych pi\u0119ciu nie da wi\u0119cej. Por\u00f3wnanie koszt\u00f3w kilku narz\u0119dzi i jednego systemu pokazali\u015bmy na przyk\u0142adzie Pipedrive, PandaDoc and Asana<\/a>, a moment, w kt\u00f3rym Excel przestaje wystarcza\u0107, w tek\u015bcie o bazie dostawc\u00f3w<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Pozycja \u201eAI\u201d w bud\u017cecie bez przypisanego procesu to najcz\u0119stszy spos\u00f3b na wydanie pieni\u0119dzy bez efektu. Wybierz jedno zadanie, kt\u00f3re dzi\u015b zabiera ludziom du\u017co czasu i ma jasne dane wej\u015bciowe: odpowiadanie na powtarzalne pytania klient\u00f3w, szukanie w dokumentacji technicznej, przygotowanie szkicu oferty. Asystent na dokumentach firmy (RAG<\/a>) kosztuje zwykle 8-20 tys. z\u0142, agent z dost\u0119pem do CRM 25-45 tys. z\u0142 i 700-1 400 z\u0142 miesi\u0119cznie. Pe\u0142ne wide\u0142ki s\u0105 w naszym cenniku agent\u00f3w AI<\/a> i w tek\u015bcie o kosztach wdro\u017cenia AI<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Trudno z g\u00f3ry powiedzie\u0107, ile godzin odzyska konfigurator albo CRM. \u0141atwo za to odpowiedzie\u0107, ile ofert robicie w miesi\u0105cu, ile trwa jedna i ilu macie handlowc\u00f3w. Dlatego przygotowali\u015bmy ankiet\u0119: odpowiadasz na pytania o swoj\u0105 firm\u0119, a system sam liczy, ile tracisz przy obecnym sposobie pracy, dobiera zakres i koszt ka\u017cdego projektu i proponuje, ile przeznaczy\u0107 na inwestycje w 2027 roku.<\/p>\n\n\n\nZanim podzielisz pieni\u0105dze: zr\u00f3b list\u0119 tego, za co ju\u017c p\u0142acisz<\/h2>\n\n\n\n
\n
Trzy koszyki bud\u017cetu IT<\/h2>\n\n\n\n
\n
Na co wyda\u0107 w 2027: 7 pozycji, kt\u00f3re si\u0119 broni\u0105<\/h2>\n\n\n\n
1. KSeF dopi\u0119ty do ko\u0144ca, a nie tylko \u201edzia\u0142a\u201d<\/h3>\n\n\n\n
2. Kopie zapasowe, logowanie dwusk\u0142adnikowe i stare komputery<\/h3>\n\n\n\n
3. Quoting and a configurator where a quote takes days<\/h3>\n\n\n\n
4. CRM z lejkiem, je\u015bli prognoza sprzeda\u017cy powstaje z g\u0142owy<\/h3>\n\n\n\n
5. Production data: a pilot on one line<\/h3>\n\n\n\n
6. Integracje zamiast kolejnych narz\u0119dzi<\/h3>\n\n\n\n
7. AI in one specific process<\/h3>\n\n\n\n
Na co nie wydawa\u0107 (albo jeszcze poczeka\u0107)<\/h2>\n\n\n\n
\n
Ankieta: ile wyda\u0107 na IT w 2027 i na co<\/h2>\n\n\n\n