CASE STUDY · TL;DR
- Klient: firma produkująca okna PVC, 12 handlowców, ponad 200 leadów miesięcznie z reklam Meta Ads.
- Problem: leady lądowały w Excelu z 47 kolumnami. Zapominanie o leadach, gubienie notatek, brak przypomnień. Ofertowanie zajmowało godziny – PDF do wysłania, klienci nie czytali. Szacowane utracone deal-e: 73% leadów, które nie zostały obsłużone w 24-72h.
- Rozwiązanie: migracja z Excela na CRM (jedna baza wszystkich leadów, automatyczne przypomnienia, statusy) + automatyczne ofertowanie (oferta jako strona, nie PDF) + integracja z konfiguratorem okien (klient sam wybiera wymiary, profile, kolory).
- Wynik: żaden lead nie spada między handlowcami. Oferta wychodzi w minuty zamiast godzin. Klient widzi spersonalizowaną ofertę-stronę zamiast PDF-a. 73% utraconych deal-i odzyskane.
Excel CRM to potoczne określenie procesu sprzedaży, gdzie wszystkie leady są zapisywane w arkuszu kalkulacyjnym (typowo z 30-50 kolumnami: imię, telefon, źródło, status, notatki, kolorki). Antywzorzec: brak automatycznych przypomnień, ryzyko duplikatów, brak widoczności kto co zmienił, brak integracji z marketing automation. Najczęstszy efekt: 50-75% leadów ginie w admin chaosie, zanim handlowiec do nich oddzwoni.
Masz tak: leady lecą z reklam. Gdzie lądują? W Excelu. Kolumny. Zaznaczenia. Notatki wpisywane ręcznie, ważne rzeczy – kolorkami. Z początku dajesz radę. Potem arkusz rośnie. I wtedy zaczyna się: zapominanie o leadach. Gubienie notatek. Ktoś nie przyszedł na spotkanie, bo nikt nie dopilnował wpisu. Jeden arkusz, kilka osób, zero jednej prawdy. Kto co zmienił? Kto do kogo dzwonił? Oferta? Godziny klepania. A klient i tak dostaje plik. PDF. Do przejrzenia kiedyś. Albo do kosza.
To wystarczy, żeby chcieć podpalić ten arkusz. Prawda?
Skąd wiem, jak to u Ciebie wygląda? W tym miejscu jest więcej osób niż myślisz. Ja też tam byłem.
Firma produkująca okna PVC. 12 handlowców. 200+ leadów miesięcznie. Excel z 47 kolumnami.
Tak wyglądało u nich. Dokładnie tak samo jak u Ciebie.
Reklamy na Meta Ads. Leady spływają. Do Excela. Wiadomo – kolumny, zaznaczenia, notatki, kolorki. Czas mija, arkusz rośnie. I pojawia się to, co znasz: zapominanie o leadach. Gubienie notatek. Brak przypomnień – klienci nie przychodzą na umówione spotkania, bo ktoś zapomniał wpisać. Zero widoczności. Kto co zmienił? Kto do kogo dzwonił? Oferta to godziny pracy. Klient dostaje PDF. Nudny. Do otwarcia kiedyś.
Nie „dużo firm ma problem”. Oni tam byli. W tym samym miejscu co Ty. Da się z tego wyjść. O tym jest ta historia.
Mieć CRM to nie to samo co mieć jeden przepływ od leada do oferty.
Większość mówi: mamy już CRM, korzystamy z gotowego pakietu. A prawda jest taka: pytanie nie brzmi „czy macie CRM”. Pytanie brzmi: czy ten CRM realnie łączy leady, ofertowanie i klienta w jednym miejscu – i czy oferta wychodzi jako strona, na którą klient chce kliknąć, czy jako kolejny PDF do „przejrzenia kiedyś”?
Gotowe pakiety są dla setek tysięcy subskrybentów. Nikt nie szyje wam procesu pod wasz flow. U nas dostajecie proces i technologię pod was – nie pod setki innych. Brzmi znajomo?
To właśnie robi JSON HUB.
Co to jest? Wewnętrzna platforma, która łączy w jednym miejscu: pozyskiwanie leadów (np. z reklam), zarządzanie nimi w jednym panelu, wywiad z klientem i klasyfikację – oraz generowanie oferty. Nie jako PDF, tylko jako link do spersonalizowanej strony: takiej, która wygląda jak strona www, edukuje i buduje zaufanie u klienta końcowego.
Jak to wygląda w praktyce? Jeden panel. Leady wpadają do niego automatycznie. Handlowiec widzi od razu klienta, notatki, historię kontaktów. Prowadzi wywiad, klasyfikuje, oznacza rozmowę jako umówioną (tag, status). Gdy rozmowa jest umówiona – z tego samego panelu w bardzo krótkim czasie generuje ofertę i wysyła klientowi link. Klient po drugiej stronie dostaje nie załącznik do maila, tylko stronę, na którą chce wejść. Cały zespół widzi, kto co zmienił, jakie są statusy i notatki; co tydzień można przejść przez przegrane rozmowy i wyciągać wnioski. Jedna prawda. Jeden panel. To jest JSON HUB. Nie PDF do kosza – strona, która robi wow.
Firma produkująca okna PVC. Przed: 47 kolumn w Excelu. Po: jeden panel. 12 handlowców. 200+ leadów miesięcznie.
Dziś u nich tak to wygląda: leady przestały ginąć. Notatki są jawne. Kto co zmienił – widać jak na dłoni. Co tydzień zespół przechodzi przez przegrane rozmowy i wie, dlaczego nie wypaliły – bez zgadywania. Oferta jako strona, nie załącznik.
Liczby:
• Czas na ofertę: z 3-4 godzin na 15-20 minut
• Leady bez właściciela: z 30% na 0%
• Otwieralność ofert: z 12% (PDF) na 67% (strona)
• Konwersja z oferty do zamówienia: wzrost o 23%
• Przegrane rozmowy z analizą: 100% (wcześniej: 0%)
Z początku wydawało się, że ich procesy są zbyt różnorodne na jeden schemat – każdy handlowiec miał swój sposób na wywiad, każdy klient potrzebował innej konfiguracji okien. Kluczem okazał się elastyczny flow – statusy i tagi dopasowane do realnego przepływu od leada do oferty. Algorytm wyceny okien (rozmiar, typ, parametry, dodatki) został zautomatyzowany. Handlowiec wpisuje parametry z wywiadu, reszta leci z panelu.
Jeden z ich klientów powiedział wprost: strona ofertowa jest jak marzenie, w końcu tego szukał – i robi efekt wow na klientach końcowych. Nie „działa świetnie”. Konkret. Jego słowa. Dwa światy: PDF do kosza – albo strona, która robi wow. To ta druga opcja przyciąga firmy z różnych branż.
Z tego samego systemu korzystają już firmy z bardzo różnych branż:
• Pranie odzieży roboczej dla przemysłu (150+ leadów/miesiąc, 8 handlowców)
• OZE i fotowoltaika (300+ leadów/miesiąc, 15 handlowców)
• Rekuperacja i pompy ciepła (120+ leadów/miesiąc, 6 handlowców)
• Budowlanka: dachy, garaże, bramy, spawalnictwo (200+ leadów/miesiąc, 10 handlowców)
• Sprzedaż produktów spersonalizowanych: kubki, bidony (80+ leadów/miesiąc, 4 handlowców)
• HVAC i montaż klimatyzacji (180+ leadów/miesiąc, 9 handlowców)
Wspólny mianownik: wycena, wywiad, oferta – i frustracja, gdy Excel przestaje wystarczać, a PDF trafia do kosza. Ludzie z Twojej branży już z tego korzystają.
Słyszymy czasem: „Mamy już CRM. Korzystamy z gotowego pakietu.”
Rozumiemy. Wiele firm już ma CRM. Warto tylko sprawdzić jedno: czy ten CRM łączy leady, ofertowanie i klienta w jednym miejscu – i czy oferta wychodzi jako strona, na którą klient chce kliknąć, czy jako kolejny PDF. Gotowe pakiety są dla setek tysięcy subskrybentów; nikt nie szyje procesu pod wasz flow. U nas dostajecie proces i technologię pod was. Jeśli ten CRM już robi to, o co wam chodzi – świetnie. Jeśli nie – możemy porozmawiać, jak to u was wygląda.
Słyszymy też: „U nas nie zadziała – nasz algorytm wyceny jest skomplikowany.”
Słyszymy to często. Firma produkująca okna też tak myślała. Ich algorytm wyceny uwzględniał: rozmiar okna, typ profilu, parametry termiczne, dodatki (moskitiery, rolety, nawiewniki), parametry akustyczne, kolor, sposób otwierania, montaż, transport. Dzięki dobrej architekturze da się zbudować dowolny algorytm i dowolną liczbę parametrów – liczenie i ofertowanie da się zautomatyzować. W ich przypadku czas z 3-4 godzin na ofertę spadł do 15-20 minut; handlowiec wpisuje parametry z wywiadu, reszta leci z panelu. Kwestia zakresu i ceny projektu. Warto sprawdzić, czy w waszym przypadku się opłaca.
I: „Nie mamy czasu teraz na wdrożenie.”
Też to znamy. Firma produkująca okna wdrożyła system w 6 tygodni. Czas na wdrożenie często zwraca się w pierwszym miesiącu – bo zamiast kilkunastu godzin nad ofertami macie jeden panel i ofertę w minutach. Nie mówimy: musicie teraz. Mówimy: jeśli kiedyś będzie moment, żeby to policzyć – chętnie pomożemy. Bez presji.
Bardzo możliwe, że Twój następny krok to jeden panel, jedna prawda – od leada do oferty.
Oferta jako strona, nie PDF do kosza. Tak jak u firmy produkującej okna i u firm z różnych branż, które już z tego korzystają.
Nie musisz iść tą drogą sam. Możemy porozmawiać.
Najczęstsze pytania o to wdrożenie
Dlaczego firmy tracą 73% klientów przed wysłaniem oferty?
Trzy główne przyczyny: 1) leady lądują w Excelu lub email-u, gdzie giną w admin chaos – nikt nie ma jasnej widoczności kto co zmienił, kto z kim rozmawiał; 2) ofertowanie zajmuje godziny (PDF do złożenia, sprawdzenia, wysłania), więc handlowiec robi 5-10 ofert dziennie zamiast 30-50; 3) klient nie dostaje feedbacku w 24-72h – idzie do konkurencji (78% kupujących wybiera pierwszą firmę, która odpowie z konkretem). Razem: 50-75% leadów ginie.
Jak rozpoznać, że firma traci leady w Excelu?
Pięć symptomów: 1) Excel lub email jako główne miejsce zapisywania leadów; 2) handlowcy mają własne systemy notatek (kolorki, kolumny, kartki); 3) klient pyta „gdzie moja oferta?” 3+ razy; 4) handlowiec mówi „przepraszam, zapomniałem”; 5) brak twardych metryk win rate, czasu odpowiedzi, czasu cyklu sprzedaży. 3+ symptomów = leady giną w admin chaos.
Czy migracja z Excela na CRM jest trudna?
Technicznie nie – CRM (Pipedrive, HubSpot, JSON Hub, polskie SalesManago) ma natywne importowanie Excel-i. Trudność tkwi w adopcji handlowców: muszą zmienić nawyki (zamiast „dopiszę jutro w Excelu” – „dopisuję teraz w CRM”). Typowa migracja: 1 tydzień konfiguracji CRM, 2 tygodnie szkoleń handlowców, 1-3 miesiące walki o adopcję. Sukces: 80%+ deal-i przechodzi przez CRM po 3 miesiącach.
Co dało zastąpienie PDF-a ofertą-stroną?
Cztery efekty: 1) szybkość – oferta-strona wychodzi w minuty (system generuje URL z konfiguracją), PDF zajmuje godziny; 2) klient widzi spersonalizowane warianty interaktywnie (zmiana koloru → cena na żywo) – wyższa konwersja niż statyczny PDF; 3) tracking – wiesz kiedy klient otworzył ofertę i co kliknął; 4) edycja – jeśli klient prosi o zmianę, modyfikujesz URL zamiast generować nowy PDF. Typowy efekt: open rate ofert 60-80% (PDF: 20-30%).
Ile kosztuje migracja z Excela na zintegrowany system?
Trzy poziomy. Najtańszy: CRM SaaS (Pipedrive, HubSpot, SalesManago) za ~500-1000 zł/user/mies. + 5-15 tys. zł wdrożenia – łatwy upgrade z Excela. Średni: CRM + automatyczne ofertowanie (PandaDoc, Proposify, lub konfigurator z auto-PDF): +15-30 tys. zł wdrożenia. Najmocniejszy: konfigurator + JSON Hub (CRM + oferta-strona + PM w jednym): 60-150 tys. zł, ale daje pełną automatyzację. ROI 6-12 miesięcy z odzyskanych leadów.
Czy każda firma B2B ma problem 73% utraconych leadów?
Liczba 73% to konkretny case okien PVC – w innych branżach może być 50% (firmy z dobrze działającym CRM-em) lub 80% (firmy z chaotycznym Excelem). Wzorzec uniwersalny: jeśli firma używa Excel/email zamiast CRM, ma 12+ handlowców i 100+ leadów miesięcznie – traci minimum 50% deal-i. Pierwsza miara: ile czasu mija od pierwszego kontaktu klienta do wysłania oferty? Jeśli >24h – tracisz większość rynku. Konkurencja odpowiada szybciej.
O autorze
Jędrzej Siewierski – CEO i współzałożyciel JSON Crew. Od 2024 buduje konfiguratory produktowe dla firm B2B (producenci maszyn rolniczych, broni myśliwskiej, domów modułowych, elektroniki IoT) oraz JSON Hub – własny SaaS łączący CRM, automatyczne ofertowanie i project management. Współautor metodologii cyfrowej transformacji sprzedaży: skracania drogi od zainteresowania do zakupu przez konfigurator + automatyczne ofertowanie + CRM. Stack: Next.js, Three.js, Nest.js, React Native. Kontakt: contact@jsoncrew.com · LinkedIn.
Wzorzec wdrożenia — co dalej, jeśli masz podobny chaos ofertowy
Producent okien PVC to typowy przykład „47 kolumn w Excelu, 12 handlowców, 200+ leadów” syndromu. Konfigurator + automatyczne ofertowanie razem zamykają ten chaos. Oto ścieżka jak zacząć:
- Oferta konfiguratorów — pricing 49-89k PLN MVP, etapy wdrożenia
- Oferta automatycznego ofertowania (CPQ) — oferta jako strona zamiast PDF
- Demo konfiguratora domku modułowego — analog produktu modułowego (warianty + opcje)
- Estymator kosztów — widełki PLN dla Twojej firmy w 3 minuty
- 7 symptomów chaosu ofertowego — jak rozpoznać i naprawić
- Ile kosztuje automatyzacja ofertowania — realne widełki, ROI 12-24 mies
- Co to jest CPQ? — system, który zamienia chaos w maszynę do zamykania dealów
- Umów rozmowę 30 min — bezpłatne discovery, bez zobowiązań
