TL;DR · 30 SEKUNDEN
- Ein B2B-Verkäufer verbringt durchschnittlich 651 TP3T Zeit mit nicht verkaufsbezogenen Aufgaben (Salesforce-Status des Vertriebs 2025). Berichte, Angebote, Nachverfolgungen und Daten für CRM sind Aufgaben, die automatisiert werden können.
- 7 Prozesse Die in diesem Artikel beschriebene Arbeitszeit umfasst in der Regel 12–22 Stunden pro Woche und Verkäufer. Für jedes Modell stehen Werkzeuge zur Verfügung oder es kann individuell angefertigt werden.
- Automatisieren Sie nicht alles auf einmal. Beginnen Sie mit dem Prozess, der am meisten weh tut. Die Wirkung ist innerhalb eines Quartals sichtbar.
- Am Ende des Artikels: interaktives Audit, Markieren Sie, was Sie bereits haben, und sehen Sie, wie viele Stunden Sie zurückbekommen können.
Ihr B2B-Verkäufer ist gut im Verkauf. Doch wie viel Zeit verbringt er tatsächlich mit dem Verkaufen?
Salesforce-Status des Vertriebs 2025-Berichte: Nur 35% der Zeit eines Verkäufers entfallen auf die direkte Arbeit mit dem Kunden. Der Rest ist: Daten ins CRM eingeben, Angebote in Word schreiben, nach Antworten auf E-Mails mit Statusfragen suchen, Berichte für den Manager erstellen und den Besprechungskalender organisieren.
Das ist kein Motivationsproblem. Dies ist ein Problem der Prozessarchitektur. Und es kann gelöst werden.
Nachfolgend finden Sie 7 Verkaufsprozesse, die sich für die Automatisierung eignen, mit spezifischen Tools, geschätztem Zeitgewinn und Ratschlägen, wann es sich lohnt, etwas auf Bestellung zu bauen, anstatt fertige Produkte zu kaufen.
Welche Vertriebsprozesse eignen sich für die Automatisierung?
Nicht jede Verkaufsphase ist es wert, automatisiert zu werden. Die Regel ist einfach: Automatisieren Sie sich wiederholende Routinetätigkeiten und überlassen Sie den Menschen die Verantwortung für Entscheidungen, Beziehungen und Verhandlungen.
Was nie automatisieren: das erste Gespräch mit einem neuen Kunden, Preisverhandlungen für einen Großkunden, auf eine schwierige Situation reagieren (Beschwerde, Vertragsverlust), Vertrauen in ein komplexes Produkt aufbauen. Hier zählt der Mensch.
Was ideal ist: alles, was vorhersehbar und wiederholbar ist und keine Beurteilung erfordert. Das ist es, was ich unten beschreibe.
7 Prozesse zur Automatisierung dieses Quartals
1. Lead-Qualifizierung und -Bewertung
Problem: Ein Verkäufer verbringt Zeit damit, mit Leads zu sprechen, die niemals kaufen werden. Die Einstufung „nach Augenmaß” ist subjektiv und zwischen den Verkäufern uneinheitlich.
Lösung: Automatisches Scoring auf Basis demografischer Daten (Unternehmensgröße, Branche, Position) und Verhaltensdaten (Angebot geöffnet, Preislistenseite besucht, Rechnerformular ausgefüllt). CRM vergibt Punkte, der Verkäufer sieht eine sortierte Liste „Wer ist jetzt bereit”.
Werkzeuge bereit: HubSpot (integriertes Scoring), Pipedrive + Zapier, Salesforce Lead Scoring. Wenn benutzerdefiniert: Beim Scoring müssen Daten aus einem externen System berücksichtigt werden (z. B. Kaufhistorie aus dem ERP, technische Daten eines IoT-Geräts).
Zeitgewinn: 2–4 Stunden/Woche pro Verkäufer (weniger Interviews mit wenig aussichtsreichen Leads).
2. Folgesequenzen
Problem: Der Verkäufer schickt das Angebot und wartet. Er vergisst nach 3 Tagen zu schreiben. Oder er schreibt, aber uneinheitlicherweise erhält ein Kunde 5 Nachrichten, ein anderer keine.
Lösung: Automatische E-Mail-Sequenz, die nach dem Absenden des Angebots ausgelöst wird: D+3 „Ist es angekommen?”, D+7 „Antwort auf Fragen”, D+14 „Letzte Chance vor Quartalsende”. Inhalte personalisiert mit Daten aus CRM (Name, Firmenname, Produktname aus dem Angebot).
Werkzeuge bereit: Woodpecker, Lemlist, HubSpot-Sequenzen, Reply.io. Wenn benutzerdefiniert: wenn die Sequenz auf das Verhalten des Empfängers reagieren muss (geöffnet → ein anderer Weg als nicht geöffnet) und in Ihr eigenes Angebotssystem integriert werden muss.
Zeitgewinn: 3–5 h/Woche (keine manuelle Überwachung des Folgekalenders mehr).
3. Treffen organisieren
Problem: Austausch von 4-7 E-Mails, um einen Termin zu finden, der für beide Seiten passt. Jeder Trader kennt diesen Schmerz.
Lösung: Link zum Kalender mit verfügbaren Plätzen. Der Kunde wählt den Termin selbst und erhält eine automatische Bestätigung und Erinnerung. Der Verkäufer erhält eine Benachrichtigung und eine vorbereitete Besprechung im Kalender.
Werkzeuge bereit: Calendly, Cal.com (Open Source), HubSpot Meetings. Wenn benutzerdefiniert: wenn die Buchung die Verfügbarkeit vieler Personen berücksichtigen muss (z. B. Demo mit einem Verkäufer + technischem Experten), in Ihr eigenes CRM integrieren oder je nach Phase des Trichters unterschiedliche Arten von Besprechungen anzeigen muss.
Zeitgewinn: 1–2 h/Woche (E-Mail-Ping-Pong entfällt).
4. Erstellung und Versand von Angeboten
Problem: Ein Verkäufer verbringt 2-3 Stunden damit, ein Angebot in Word oder Excel zu erstellen. Kopiert vom Vorgänger, ändert Kundendaten, berechnet manuell Preise für Rabatte, speichert als PDF, versendet per E-Mail. Bei 10 Angeboten pro Woche sind das 20-30 Stunden.
Lösung: Angebotskonfigurator oder CPQ-System (Configure-Price-Quote). Der Verkäufer wählt Produkte/Dienstleistungen aus, das System berechnet automatisch den Preis mit Rabatten und Geschäftsregeln, generiert ein PDF mit Branding und sendet es an den Kunden. Der Kunde kann online akzeptieren.
Werkzeuge bereit: PandaDoc, Qwilr, Proposify. Wenn benutzerdefiniert: wenn die Preisregeln komplex sind (mehrstufige Rabatte, technische Konfiguration des Produkts, Integration mit der ERP-Preisliste). Dies ist der Bereich, in dem jsoncrew benutzerdefinierte Konfiguratoren erstellt., mehr zu den Kosten des Angebotskonfigurators.
Zeitgewinn: 4–6 h/Woche pro Verkäufer (bei 5–10 Angeboten pro Woche).
5. Daten im CRM vervollständigen
Problem: Vertriebsmitarbeiter schließen CRM nicht ab, weil es mühsam ist. Dem Manager liegen keine aktuellen Daten vor. Die vorhandenen Daten sind unvollständig oder veraltet.
Lösung: Automatische Anreicherung, das System vervollständigt automatisch Kontaktdaten basierend auf der E-Mail-Adresse (Firmenname, Branche, Größe, LinkedIn), importiert den E-Mail-Verlauf aus Gmail/Outlook, erkennt Visitenkarten über die mobile Anwendung.
Werkzeuge bereit: Apollo.io (Anreicherung), Clearbit, HubSpot mit Gmail-Integration, Pipedrive Smart Contact Data. Wenn benutzerdefiniert: wenn Daten aus unternehmensinternen Systemen stammen müssen (Bestellhistorie, Servicedaten, Verträge).
Zeitgewinn: 2–3 Stunden/Woche (kein manuelles Kopieren und Einfügen mehr zwischen Systemen).
6. Berichterstattung über die Pipeline und die Ergebnisse
Problem: Der Vertriebsleiter bittet die Vertriebsmitarbeiter jeden Montag um ein „Status-Update”. Händler geben etwas in eine Tabelle ein. Manager-Summen manuell. Dies dauert auf beiden Seiten 2-3 Stunden pro Woche.
Lösung: Automatisches Dashboard mit Live-Daten aus CRM. Der Manager sieht die Pipeline, die Abschlussprognose, die Conversion pro Verkäufer und die Phase des Trichters, ohne eine einzige Frage an das Team zu stellen.
Werkzeuge bereit: HubSpot-Berichte, Pipedrive Insights, Power BI + CRM-Connector. Wenn benutzerdefiniert: wenn der Bericht Daten aus CRM + ERP + Finanzsystem kombinieren muss (z. B. Marge pro Geschäft, nicht nur Umsatz).
Zeitgewinn: 1–2 h/Woche (Wegfall der wöchentlichen Statuserfassung).
7. Onboarding eines neuen Kunden
Problem: Nach der Vertragsunterzeichnung versendet der Verkäufer manuell Willkommens-E-Mails, koordiniert den Zugriff, richtet den Kunden in den Systemen ein und informiert das operative Team. Für jeden neuen Kunden dauert es 3-5 Stunden.
Lösung: Automatischer Workflow wird aktiviert, wenn sich der Status im CRM auf „Kunde” ändert, das System eine Willkommens-E-Mail sendet, ein Konto im Kundenportal erstellt, die Teamabläufe benachrichtigt, einen Vertrag zur Online-Unterzeichnung generiert und das erste Onboarding-Meeting vereinbart.
Werkzeuge bereit: HubSpot-Workflows, Make (Integromat), Zapier. Wenn benutzerdefiniert: wenn das Onboarding eine Integration in das eigene System des Kunden, die Gewährung des Zugriffs auf spezielle Software oder die Synchronisierung mit dem Abrechnungssystem erfordert.
Zeitgewinn: 2–4 h/Woche (bei 2–4 Neukunden pro Monat).
Prüfen Sie, wie viele Stunden Sie zurückerhalten können
Bitte prüfen Sie unten, welche Prozesse Sie bereits implementiert haben. Der Rechner zeigt an, wie viele Stunden pro Woche Sie für automatisierbare Prozesse verschwenden.
Welche Prozesse haben Sie bereits automatisiert?
Wählen Sie aus, was für Sie funktioniert. Sie werden sehen, wie viele Stunden pro Woche Sie zurückgewinnen können.
Wählen Sie die Prozesse aus Du hast NEIN automatisiert, ich zähle, wie viel Zeit Sie verschwenden.
Wo soll ich anfangen? Roadmap für ein Quartal
Der häufigste Fehler: Das Unternehmen versucht, alle 7 Prozesse gleichzeitig zu automatisieren. Es endet mit halber Umsetzung, Chaos und einer Rückkehr zu alten Gewohnheiten.
Ein besserer Ansatz: ein Prozess pro Quartal, gemessener Effekt, dann der nächste.
| Monat | Verfahren | Warum zuerst |
| M1 | Folgesequenzen | Der schnellste Effekt, die geringste Integration, ein sichtbarer Anstieg der Conversions in 2-3 Wochen |
| M2 | Treffen organisieren | Sofortige Zeitersparnis, kein Risiko, dem Kunden gefällt es |
| M3 | Generierung von Angeboten (CPQ) | Der größte Zeitgewinn erfordert jedoch die Abbildung von Preisregeln. Geben Sie sich einen Monat Zeit |
| M4–M6 | Lead-Scoring + CRM-Anreicherung | Erfordert historische Daten aus dem CRM, beginnt mit der Erfassung ab M1, implementiert das Scoring ab M4 |
Wie viel kostet die B2B-Vertriebsautomatisierung?
Hängt vom Ansatz ab. Es gibt drei Wege:
Fertige SaaS-Tools (200–2.000 PLN/Monat): HubSpot, Pipedrive, Woodpecker, Calendly, JSON-Hub (eigenes Produkt jsoncrew: CRM, Angebotserstellung und PM in einem Ökosystem). Implementierung in wenigen Tagen, aber eingeschränkte Integration mit internen Systemen. Gut für den Einstieg für Unternehmen ohne besondere Anforderungen.
No-Code-Automatisierung (Make/Zapier, 500–3.000 PLN einmalig + Abonnementkosten): Kombinieren vorgefertigter Tools ohne Programmierung. Es funktioniert bis zu einer gewissen Komplexität, bei einer großen Anzahl von Bedingungen und Daten wird es schwierig, es zu pflegen.
Maßgeschneidertes System (einmalig 30.000–120.000 PLN): macht Sinn, wenn Geschäftsregeln komplex sind (Preiskonfigurator mit ERP-Integration), Daten zwischen mehreren Systemen fließen müssen oder das Unternehmen Hunderte von Angeboten pro Monat verarbeitet. Mehr zu den Kosten individueller Systeme.
200–2.000 PLN
pro Monat für SaaS-Tools
500–3.000 PLN
einmal für No-Code-Automatisierung
30-120 Tausend PLN
einmal für ein maßgeschneidertes System
Was kommt als nächstes?
Vertriebsautomatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Optimierungsprozess. Beginnen Sie mit einem Prozess, messen Sie die Wirkung nach 30 Tagen und skalieren Sie dann.
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Welcher Prozess tut Ihnen am meisten weh? Nach einem 30-minütigen Gespräch verlassen Sie das Unternehmen mit einer Karte der Prozesse zur Automatisierung und einer Einschätzung, ob es sich lohnt, mit einem fertigen Tool oder einem maßgeschneiderten System zu beginnen. |
Lass uns reden |
Häufig gestellte Fragen
Wo soll mit der B2B-Vertriebsautomatisierung begonnen werden?
Beginnen Sie mit dem Prozess, der am meisten wehtut und am einfachsten messbar ist. Bei den meisten B2B-Unternehmen handelt es sich hierbei um Follow-up-Sequenzen (sichtbare Steigerung der Reaktionen innerhalb von 2-3 Wochen) oder die Vereinbarung von Besprechungen (sofortige Zeitersparnis). Ein gut umgesetzter Prozess ist mehr wert als fünf oberflächlich umgesetzte Prozesse.
Gibt dem Kunden durch die Vertriebsautomatisierung nicht das Gefühl, eine Nummer zu sein?
Nur wenn es schlecht umgesetzt wird. Eine gut konzipierte Automatisierung sieht für den Kunden natürlich aus und ist oft besser als eine manuelle Bedienung (schnellere Nachverfolgung, konsistente Kommunikation, keine vergessenen Erinnerungen). Der Schlüssel liegt darin, Inhalte mit Daten aus dem CRM zu personalisieren und in Entscheidungsmomenten menschliche Kontakte aufrechtzuerhalten.
Wann reicht ein fertiges Werkzeug und wann brauche ich ein maßgeschneidertes System?
Ein fertiges Tool reicht aus, wenn die Prozesse Standard sind und Daten zwischen gängigen Systemen (Gmail, HubSpot, Calendly) fließen. Ein maßgeschneidertes System ist dann eine Überlegung wert, wenn die Preisregeln komplex sind (CPQ-Konfigurator), Daten vom/zum eigenen ERP fließen müssen oder das Unternehmen Hunderte von Angeboten pro Monat verarbeitet und die Kosten für die SaaS-Lizenz im Vergleich zu einer einmaligen Investition hoch sind.
Über den Autor. Jędrzej Siewierski. CEO von JSON Crew. Es baut Angebotskonfiguratoren, B2B-Kundenpanels und Vertriebsautomatisierung für Unternehmen in Polen, Deutschland und Großbritannien. Mehr zum Autor · LinkedIn
