Biuro Rachunkowe z Krakowa. Oferta w 6 minut zamiast 45. Onboarding skrócony o 87%.
Biuro rachunkowe obsługujące 80+ firm wdrożyło JSON Hub: czas ofertowania skrócony z 45 do 6 minut, onboarding klienta z 3 tygodni do 2 dni, fakturowanie zautomatyzowane, 23 maile wyjaśniające status zredukowane do 2 miesięcznie.
Biuro rachunkowe z Krakowa.
Oferta w 6 minut zamiast 45.
Onboarding skrócony o 87%.
- Oferty PDF tworzone ręcznie: 40–50 min/szt.
- Onboarding nowego klienta: 3 tygodnie
- Fakturowanie: 8 kroków ręcznych × 80 faktur
- Status zleceń wyjaśniany wyłącznie mailowo
- JSON Hub — 4 moduły
- Oferty interaktywne z konfiguratorem
- Automatyczny self-service onboarding
- Panel statusów dostępny dla klientów 24/7
- Oferta gotowa w 6 minut
- Onboarding: 2 dni zamiast 3 tygodni
- Faktura wystawiana 1 kliknięciem
- Maile o status: 23 → 2 miesięcznie
Biuro, które rosło. Procesy, które nie rosły razem z nim.
Biuro rachunkowe obsługuje firmy produkcyjne i handlowe kompleksowo: pełna księgowość, kadry i płace, deklaracje VAT, CIT, JPK. Po ponad dekadzie działalności portfel klientów urósł do ponad 80 firm, zespół do 12 osób. Procesy pozostały tam, gdzie były na początku.
Każda oferta powstawała w LibreOffice lub Wordzie. Właściciel otwierał poprzednią ofertę dla podobnego klienta, zmieniał dane, przeliczał stawki ręcznie, eksportował do PDF, wysyłał mailem. Średnio 40–50 minut per oferta. Przy 30–40 zapytaniach miesięcznie to 20–33 godziny wyłącznie na ofertowanie — zanim ktokolwiek powiedział „tak” lub „nie”.
Onboarding nowego klienta był jeszcze bardziej rozciągnięty w czasie. Zbieranie dokumentów przez e-mail, ręczna weryfikacja danych w CEIDG i KRS, zakładanie teczek, ustawianie dostępów do systemów. Trzy tygodnie od podpisania umowy do momentu, gdy klient był faktycznie „w systemie” i biuro mogła wokonać pierwszą pracę. W tym czasie: kilka rund maili z prośbami o brakujące dokumenty.
Statusy zleceń? Klienci regularnie pytali: „Czy moje JPK zostało już wysłane?”, „Kiedy dostanę deklarację VAT do akceptacji?”, „Ile dokładnie będę winien za ten miesiąc?”. Każda odpowiedź wymagała sprawdzenia w systemie FK i sformułowania odpowiedzi. Właściciel policzył: 23 maile wyjaśniające status miesięcznie, każdy zajmujący 5–10 minut łącznie z weryfikacją.
Fakturowanie działało w podobnym rytmie: 8 kroków ręcznych na każdą z 80+ faktur miesięcznych. Pobierz dane z FK, wpisz do fakturowania, sprawdź stawkę VAT, zatwierdź, wyślij, zaksięguj wpłatę. Czynności powtarzane co miesiąc, podatne na błędy przy dużej liczbie klientów.
Co wdrożyliśmy. Cztery moduły JSON Hub.
Oferty interaktywne z konfiguratorem
Zamiast PDF w LibreOffice — formularz w JSON Hub z konfiguratorem usług. Wybierasz zakres (pełna księgowość / uproszczona / kadry / VAT), liczba dokumentów i pracowników klienta — system przelicza cenę automatycznie. Oferta gotowa w 6 minut, wysyłana jako link z potwierdzeniem odczytu i czasem spędzonym na czytaniu.
Automatyczny onboarding self-service
Po akceptacji oferty klient otrzymuje link do self-service checklist. Uzupełnia dane firmy, wgrywa dokumenty rejestrowe, podpisuje umowę elektronicznie. System weryfikuje NIP i REGON z API GUS. Zespół biura dostaje kompletną teczkę — bez rund mailowych z prośbami o brakujące dokumenty.
Panel statusów klienta 24/7
Każdy klient loguje się do własnego panelu i widzi: co zostało zrobione w tym miesiącu, co jest w toku, jakie są terminy. Deklaracje VAT, JPK, zestawienia — dostępne jako PDF bez mailowania. Powiadomienia e-mail przy zmianie statusu. Liczba maili wyjaśniających status: z 23 do 2 miesięcznie.
Automatyzacja fakturowania
JSON Hub pobiera dane z panelu (liczba dokumentów, dodatkowe usługi w danym miesiącu), generuje fakturę i wysyła ją automatycznie. Przy klientach z niezmiennym miesięcznym abonamentem: 0 kroków ręcznych. Przy zmiennych zakresach: 1 kliknięcie zatwierdzenia po weryfikacji kwoty.
Przed i po. Konkretne liczby.
- Oferta w Word/LibreOffice: 40–50 minut
- Onboarding nowego klienta: 3 tygodnie
- Fakturowanie: 8 kroków ręcznych × 80 faktur/miesiąc
- Maile wyjaśniające status: 23 miesięcznie
- Klient nie widzi postępu bez kontaktu z biurem rachunkowym
- Brak informacji kiedy oferta została otwarta
- Oferta z konfiguratora: 6 minut
- Onboarding przez self-service checklist: 2 dni
- Fakturowanie: 0–1 kroków (auto lub 1 zatwierdzenie)
- Maile wyjaśniające status: 2 miesięcznie
- Klient widzi status w panelu o każdej porze dnia i nocy
- Każda oferta: znacznik kiedy otwarto i jak długo czytano
Liczby po 3 miesiącach od uruchomienia.
było: 40–50 minut
było: 3 tygodnie
tylko na samym ofertowaniu
23 → 2 miesięcznie
Przez 12 lat myślałem, że tak po prostu wygląda praca biura rachunkowego — że ofertowanie zajmuje godzinę, onboarding trwa miesiąc, a klienci zawsze będą dzwonić po status. Nie zdawałem sobie sprawy ile czasu tracimy na rzeczy, które można zautomatyzować. Teraz te 30 godzin miesięcznie idzie na pozyskiwanie nowych klientów i merytoryczną pracę, zamiast na wypełnianie tabelek i odpowiadanie na te same pytania.
Jak wyglądało wdrożenie. Trzy tygodnie.
1
Audyt procesów i mapowanie wąskich gardeł
Spotkanie z właścicielem i osobą odpowiedzialną za ofertowanie. Zmierzyliśmy czas każdego kroku: od otrzymania zapytania do wysyłki oferty, od podpisania umowy do pierwszej deklaracji, od wystawienia faktury do zaksięgowania wpłaty. Wynik: mapa 6 procesów z priorytetami automatyzacji i szacowanym zwrotem z każdej zmiany.
2
Konfiguracja JSON Hub i integracje
Uruchomienie modułu ofert z konfiguratorem usług biura — wszystkie warianty cenowe, zakresy i wyjątki zmapowane na reguły konfiguratora. Podłączenie API GUS do walidacji danych w onboardingu. Konfiguracja szablonów faktur z regułami automatycznego wystawiania. Testy na danych sandbox przed przejściem na produkcję.
3
Wdrożenie panelu klientów, import danych, szkolenie
Uruchomienie panelu statusów dla 80+ istniejących klientów z importem historii zleceń. Szkolenie całego 12-osobowego zespołu (2 godziny). Konfiguracja powiadomień e-mail i SMS. Pierwsze oferty wysłane przez JSON Hub jeszcze w trakcie tygodnia wdrożenia — równolegle z migracją danych.
Trzy pytania, które słyszymy od każdego biura rachunkowego.
„Mamy swój system FK (Symfonia / Optima / Comarch). Czy JSON Hub z nim współpracuje?”
JSON Hub działa jako warstwa obsługi klienta — oferty, onboarding, panel statusów, fakturowanie. Nie zastępuje Twojego systemu FK. Współpracuje z Optimą, Symfonią i innymi przez API lub eksport CSV. Każdy moduł możemy wdrożyć niezależnie — nie musisz migrować systemu, żeby skrócić czas ofertowania o 87%.
„Nasze oferty są skomplikowane — różne stawki dla różnych branż, dużo wyjątków cenowych.”
Konfigurator JSON Hub obsługuje wielopoziomowe reguły: zakresy usług, progi dokumentów, stawki per branżę, rabaty stałych klientów, dodatkowe pozycje ad hoc. W trakcie tygodnia 1 mapujemy wszystkie wyjątki i zamieniamy je na logikę konfiguratora. Przypadki naprawdę niestandardowe: system pozwala na ręczną edycję ceny przed wysyłką — z zachowaniem całej historii zmian.
„Klienci nie będą chcieli uczyć się nowego systemu — większość to właściciele małych firm, nie specjaliści IT.”
Panel klientów JSON Hub jest celowo minimalistyczny: lista spraw, statusy kolorami, pliki do pobrania. Klient nie loguje się do systemu FK — widzi tylko to, co jego dotyczy. W tym biurze 82% klientów zalogowało się do panelu w pierwszym tygodniu bez żadnej instrukcji pisemnej. Liczba maili wyjaśniających status zjechała z 23 do 2 w pierwszym pełnym miesiącu działania.
Policz swój koszt wdrożenia
Subskrypcja zawsze 500 zł netto / miesiąc, bez limitu użytkowników. Jednorazowy onboarding zależy od zakresu startowego.
Masz podobny problem w swojej firmie?
Pokażemy Ci jak JSON Hub działa na Twoich procesach — bez PowerPointa, na żywo w 30 minut.
Inne wdrożenia JSON Crew
Szkoła Numerologii: wolna strona WordPress na 100% CPU. Po przebudowie 10% przy szczycie.
:[ ZOBACZ REALIZACJĘ ]
Colliers Poland: VR + 3D narzędzie dla platformy Define. Design. Deliver.
:[ ZOBACZ REALIZACJĘ ]
KG Elektronik. 12 000 podłączonych kotłów. 1 000+ pobrań. 3-miesięczne wdrożenie.
:[ ZOBACZ REALIZACJĘ ]
Akpil. 8 handlowców. 150 zapytań tygodniowo. 60% to te same pytania.
:[ ZOBACZ REALIZACJĘ ]Jeśli ten wpis pokazał Ci, że problemy w sprzedaży online to nie kwestia technologii, tylko procesów - czas na decyzję. Wdrażamy transformację cyfrowej sprzedaży: od strategii przez procesy po rozwiązania technologiczne.
System automatycznie przypisuje, przypomina, eskaluje. Zero leadów bez właściciela.
Nie "na czuja", tylko na podstawie danych z systemu. Pełna widoczność procesu.
Nowy handlowiec wie co robić od dnia 1. Nie zależysz od jednej osoby.
Rozpocznij transformację cyfrowej sprzedaży
To więcej niż bezpłatna konsultacja. To konkretna rozmowa o wdrożeniu transformacji dla firm gotowych na decyzje i działanie. Wypełnij formularz, a my przygotujemy dla Ciebie wstępną analizę i plan działania.
30–45 minut. Bez zobowiązań.
Nie. To rozmowa kwalifikująca, żeby zobaczyć czy możemy pomóc.
Nie. Po rozmowie dostaniesz rekomendację, decyzja należy do Ciebie.
Tym lepiej. Właśnie takie procesy wdrażamy – dostosowane do Twojego biznesu.