Automatyzacja biura rachunkowego: od zapytania ofertowego do faktury

Ten tekst jest dla właścicieli i menedżerów biur rachunkowych, w których obsługa klienta rośnie szybciej niż zespół. Odpowiada na pytanie, które procesy w biurze warto zautomatyzować najpierw, jak to zrobić bez wymiany systemu FK i czego spodziewać się po wdrożeniu.

Gdzie biuro rachunkowe naprawdę traci czas

Automatyzacja biura rachunkowego kojarzy się zwykle z księgowaniem: OCR faktur, import wyciągów, JPK generowany z programu. To ważne, ale większość programów FK robi to już całkiem dobrze. Czas ucieka gdzie indziej, w pracy wokół klienta, której nikt nie mierzy, bo nie jest „księgowością”.

Chodzi o cztery powtarzalne procesy: przygotowanie oferty, wdrożenie nowego klienta, informowanie o statusie spraw i fakturowanie za usługi biura. Każdy z nich składa się z kilku ręcznych kroków, kopiowania danych między plikami i maili. Pojedynczo wyglądają niewinnie. W skali kilkudziesięciu klientów dają kilkadziesiąt godzin miesięcznie.

Automatyzacja biura rachunkowego zaczyna się od oferty

Ofertowanie to dobry pierwszy krok, bo ma prostą logikę i szybko widać efekt. Cena usług biura zależy od kilku zmiennych: formy księgowości (pełna czy uproszczona), liczby dokumentów, liczby pracowników na kadrach, obsługi VAT, ewentualnych usług dodatkowych. Skoro reguły da się spisać, da się je też zamienić na konfigurator.

W opisanym wyżej wdrożeniu właściciel biura przygotowywał każdą ofertę na bazie poprzedniej, przeliczając stawki ręcznie. Przy 30–40 zapytaniach miesięcznie dawało to 20–33 godziny samego ofertowania. Po przejściu na konfigurator oferta powstaje w 6 minut i trafia do klienta jako link. Biuro widzi, kiedy klient ją otworzył i jak długo czytał, więc wie, kiedy zadzwonić.

Częsta obawa: „nasze stawki mają za dużo wyjątków”. Wyjątki to zwykle progi dokumentów, stawki dla konkretnych branż i rabaty dla stałych klientów. Da się je zapisać jako reguły. Dla przypadków naprawdę nietypowych zostaje ręczna korekta ceny przed wysyłką, z historią zmian.

Onboarding klienta biura rachunkowego bez rund mailowych

Od podpisania umowy do pierwszej realnej pracy dla klienta mijają często tygodnie. Powód rzadko leży po stronie księgowych. Klient dosyła dokumenty na raty, czegoś brakuje, ktoś musi sprawdzić dane w rejestrach, założyć teczkę i nadać dostępy.

Lepiej działa odwrócenie kierunku: klient dostaje link do checklisty i sam uzupełnia dane firmy, wgrywa dokumenty rejestrowe, podpisuje umowę elektronicznie. System sprawdza NIP i REGON przez API GUS, a zespół dostaje kompletną teczkę. W biurze z case study skróciło to onboarding z 3 tygodni do 2 dni.

• Lista wymaganych dokumentów jest zawsze ta sama, więc klient nie dostaje trzech maili z prośbą o kolejny plik.
• Dane rejestrowe pochodzą z rejestru, a nie z przepisywania.
• Księgowa zaczyna pracę od kompletu, a nie od uzupełniania braków.

Panel klienta biura rachunkowego zamiast maili o status

„Czy JPK już poszło?”, „Kiedy dostanę deklarację do akceptacji?”, „Ile wyjdzie za ten miesiąc?”. Każde takie pytanie wymaga sprawdzenia w systemie i napisania odpowiedzi. W opisanym biurze było ich 23 miesięcznie, po 5–10 minut każde.

Rozwiązaniem jest panel, w którym klient sam widzi, co zostało zrobione w tym miesiącu, co jest w toku i jakie są terminy, a deklaracje i zestawienia pobiera jako PDF. Kluczowe jest to, żeby panel był prosty: lista spraw, statusy oznaczone kolorami, pliki do pobrania. Klienci biur to w większości właściciele małych firm, a nie osoby, które chcą uczyć się nowego systemu. W tym wdrożeniu 82% klientów zalogowało się w pierwszym tygodniu bez instrukcji, a liczba maili o status spadła do 2 miesięcznie.

CRM dla biura rachunkowego a system FK

Najczęstsze pytanie brzmi: czy trzeba zmieniać program księgowy. Nie trzeba. CRM dla biura rachunkowego, taki jak JSON Hub, działa jako warstwa obsługi klienta: oferty, onboarding, panel statusów i fakturowanie za usługi biura. Księgowanie zostaje w Optimie, Symfonii czy innym systemie, a dane wymieniane są przez API albo eksport CSV.

Na tej samej zasadzie działa automatyczne fakturowanie. System bierze z panelu liczbę dokumentów i usługi dodatkowe z danego miesiąca, generuje fakturę i ją wysyła. Przy stałym abonamencie nie wymaga to żadnego kroku ręcznego, przy zmiennym zakresie jednego kliknięcia po sprawdzeniu kwoty. To duża zmiana wobec ośmiu ręcznych kroków na każdą z kilkudziesięciu faktur.

Jak zaplanować wdrożenie, żeby nie stanąć w miejscu

Biuro nie może zatrzymać pracy na czas zmian, więc wdrożenie musi iść obok bieżącej obsługi. Sprawdza się kolejność, którą przyjęliśmy w opisanym projekcie, rozpisana na trzy tygodnie:

• Pomiar i mapa procesów. Mierzymy czas każdego kroku od zapytania do oferty, od umowy do pierwszej deklaracji, od faktury do zaksięgowania wpłaty. Wychodzi lista procesów z priorytetami.
• Konfiguracja i integracje. Cennik zamieniony na reguły konfiguratora, podłączenie API GUS, szablony faktur, testy na danych testowych.
• Panel, import danych, szkolenie. Uruchomienie panelu dla obecnych klientów z historią zleceń i krótkie szkolenie zespołu. W tym przypadku dwie godziny dla 12 osób.

Każdy moduł da się też wdrożyć osobno. Jeśli największy problem to ofertowanie, można zacząć tylko od niego i dołożyć panel klienta później. Dobrą praktyką jest zmierzenie stanu wyjściowego przed startem. Bez tego trudno potem ocenić, czy automatyzacja biura rachunkowego faktycznie oddała czas, czy tylko przeniosła pracę w inne miejsce.

Odzyskane godziny nie są celem samym w sobie. W opisanym biurze właściciel przeznacza je na pozyskiwanie klientów i pracę merytoryczną, czyli na to, czego nie da się zautomatyzować.

Więcej o samym systemie przeczytasz na stronie JSON Hub, a o ofertach z konfiguratorem w opisie usługi cyfrowe ofertowanie i kalkulacje. Jeśli chcesz zacząć od innych procesów w biurze, zobacz nasze automatyzacje dla firm.