Gebotsautomatisierung: 6 Reifegrade und wie viel Sie jeden Tag des Wartens auf ein Gebot kosten

Autor: Jędrzej Siewierski, CEO und Mitgründer von JSON Crew.

Donnerstag, 10:40 Uhr kommt eine Anfrage für eine Maschine in einer ungewöhnlichen Konfiguration. Der Verkäufer öffnet Excel mit einer Preisliste (voraussichtlich im März), ruft das Lager an, wartet auf den Designer und reicht eine PDF ein. Das Angebot läuft am Dienstag ab. Am Mittwoch antwortet der Kunde: „Vielen Dank, wir haben bereits bestellt”.

Niemand hat es hier vermasselt. Der Verkäufer arbeitete zuverlässig, der Preis und das Produkt waren gut. Er verlor Zeit, die niemand gemessen hatte.

Im Folgenden finden Sie sechs Stufen der Gebotsautomatisierung, einen Schnelltest, wo Sie sich befinden, und eine Simulation, wie viele Jobs es kostet, jeden Tag zu warten. Wenn du nach einem Gebotsprogramm suchst, lege zuerst dein Level fest, bevor du ein Tool auswählst.

Drei Badspezialisten

Sie renovieren ein Badezimmer und rufen drei Spezialisten an. Der erste kommt am nächsten Tag, misst und schickt abends ein Angebot. Der zweite verspricht „in wenigen Tagen”. Der Dritte ruft nicht zurück.

Wen wählst du? Normalerweise das erste, auch wenn es nicht das günstigste ist. Von ihm bekommt man Konkretes, von den anderen nur Versprechungen. Bevor der andere sein Angebot absendet, haben Sie bereits einen Termin vereinbart.

Ihr B2B-Kunde macht dasselbe: Er fragt mehrere Lieferanten an und beginnt mit dem ersten Anbieter zu sprechen, um ihm einen Preis anzubieten.

Automatisierungsingenieure nennen diesen Abstand manchmal tot. Der Kunde vergleicht und entscheidet bereits, und Sie sehen es nicht und haben keinen Einfluss darauf.

Wie viele? Ich kenne keine verlässlichen Daten über polnische Hersteller, daher finden Sie unten eine Simulation mit herkömmlichen Werten. Der nächste Bezugspunkt ist eine im Harvard Business Review (Oldroyd, McElheran, Elkington, 2011) veröffentlichte Studie: Von 2.241 Unternehmen in den USA antworteten nur 37% innerhalb einer Stunde auf die Anfrage und 23% antworteten überhaupt nicht. Es ging um die erste Antwort, nicht um ein fertiges Angebot. Der Hersteller muss die Variante noch zählen, sodass aus Stunden leicht Tage werden.

Bewegen Sie den Schieberegler von fünf Tagen auf null. Das Unternehmen, das Produkt und der Preis bleiben gleich. Das Einzige, was sich ändert, ist der Tag, an dem der Kunde die Nummer erhält.

Was ein Bieterprogramm ist (und was nicht)

Das Angebotsprogramm verwandelt die Anfrage des Kunden in ein fertiges Angebot mit dem richtigen Preis, der richtigen Variante, dem richtigen Datum und den richtigen Konditionen. Dabei kann es sich um ein einfaches Programm zum Erstellen von Angeboten aus Vorlagen handeln, um ein CRM mit Angebotsmodul oder um einen Konfigurator, bei dem das System den Preis nach hinterlegten Regeln berechnet. Unter Angebotsautomatisierung versteht man die Übertragung der Folgeschritte von der Anfrage bis zum unterschriebenen Angebot aus dem Kopf des Verkäufers und aus Excel ins System.

Verwechseln Sie es nicht mit dem Kostenvoranschlagsprogramm, das Bauunternehmer zur Schätzung der Arbeitskosten verwenden. Wenn Sie Tore, Maschinen oder Wärmerückgewinnungsanlagen produzieren und den Preis anhand der Varianten kalkulieren, suchen Sie nach einem Angebotsprogramm oder einem Konfigurator.

6 Reifegrade der Angebotsautomatisierung

Ebene	Wie sieht es aus?	Wer zählt den Preis?	Typisches Symptom
0. Manuell	Excel, Word, E-Mail	Verkäufer, von Grund auf	zwei Preislisten im Umlauf, Angebot nach einigen Tagen
1. Vorlage und elektronische Signatur	Fertige Angebotsvorlage, Signatur im Browser, Sie wissen, dass der Kunde die Datei geöffnet hat	Vertriebsmitarbeiter	schönes Angebot, aber die Bewertung erfolgt noch in Excel
2. CRM mit Angeboten	jede Anfrage und jedes Angebot in einem System, Status, Erinnerungen	Verkäufer, mit einer Preisliste im System	Sie können die Warteschlange sehen, sie kann jedoch nicht verkürzt werden
3. Konfigurator und Angebot als Website	Nach Regeln und Preisen im System wählt der Kunde oder Verkäufer Varianten aus	System	Angebot in wenigen Minuten, der Verkäufer redet statt zu zählen
4. KI gibt Vorschläge	Vorschläge für den Verkäufer basierend auf der Angebotshistorie	System, KI hilft	erfordert Daten der Ebenen 2 und 3
5. KI antwortet sich selbst	Einfache Fragen und Angebote werden von der KI bearbeitet, schwierige Angelegenheiten werden von Menschen bearbeitet	System und KI	Es bedarf einer klaren Regelung, wann ein Mensch das Gespräch übernimmt

Stufe 0: Manuell

Der Vertriebsmitarbeiter berechnet eine Variante in Excel, kopiert sie in Word, speichert sie als PDF und sendet sie ab. Der Kunde bittet um eine andere Größe, und alles beginnt von Neuem. Niemand weiß, welche Preisliste aktuell ist, und Kunden rufen an und fragen „Was ist mit meinem Angebot?“. Dieses Niveau ist ausreichend, wenn Sie einige Angebote pro Monat versenden und jedes davon ein separates Ingenieurprojekt ist.

Stufe 1: Vorlage und elektronische Signatur

Das Angebot wird aus einem vorgefertigten Muster erstellt, der Kunde signiert es im Browser und Sie können sehen, wann er es geöffnet hat. Es gibt viele gute Tools dieser Art, ausländische (z. B. PandaDoc, Proposify) und polnische (z. B. SalesWizard, Sellizer). Für ein Dienstleistungsunternehmen mit einer Festpreisliste reicht dies oft aus. Der Hersteller mit Varianten nicht, weil der Preis noch menschlich ist.

Ebene 2: CRM mit Gebot

Jede Anfrage geht an das CRM, das Angebot wird aus der Kundenkarte erstellt und das System erinnert an den Kontakt, wenn der Kunde schweigt. Sie sehen erstmals, wie viele Anfragen eingegangen sind, wie viele Angebote gemacht wurden und wie viele davon in eine Bestellung mündeten. Gängige Systeme (z. B. HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Livespace) unterstützen dies gut. Unser JSON Hub Außerdem: Das Angebot erscheint als Link, der Kunde kann die Parameter ändern und auf „Ich akzeptiere das Angebot” klicken und sieht, wann er es geöffnet hat. Abonnement ab 249 PLN netto pro Monat für das gesamte Unternehmen (bis zu 5 Personen), 30 Tage kostenlos. Den Vergleich finden Sie in crm-Ranking für ein produzierendes Unternehmen, und die Grundlagen in artikel darüber, was CRM ist.

Level 2 Grenze: Sie können die Warteschlange sehen, aber Sie verkürzen sie nicht. Wenn ein Angebot drei Stunden dauert, zeigt das CRM es sehr genau an.

Level 3: Konfigurator und Angebot als Website

Hier hört der Mensch auf, den Preis zu berechnen. Die Regeln (was zu was passt, wie viel es kostet, welche Aufschläge es gibt) sind im System hinterlegt, und der Kunde oder der Vertriebsmitarbeiter wählt Varianten aus und sieht sofort den Preis. Das Angebot wird als Webseite statt als PDF ausgegeben, und das System weiß, wann der Kunde es geöffnet hat. In der Branche nennt man das CPQ (vom Englischen konfigurieren, Preis, Angebot, d.h. konfigurieren, zitieren, anbieten). Mehr in den Artikeln Was ist CPQ? und Was ist ein Produktkonfigurator.

U Akpil, Hersteller von Landmaschinen, dauerte die Bewertung 3 Stunden: Excel und Telefon ins Lager. Nach der Implementierung des Konfigurators montiert der Kunde die Maschine selbst und der Verkäufer erhält die fertige Konfiguration. Die Angebotszeit ist auf 4 Minuten gesunken und der 78% des Kunden konfiguriert die Maschine, bevor er sich an den Verkäufer wendet (Daten von 6 Monaten nach der Inbetriebnahme, überprüft vom Akpil-Team).

Die Konfiguratoren, die wir für Knieja und Blachodach erstellt haben, arbeiten nach dem gleichen Prinzip, und im Recovery Center erstellt die Auswahl des Rekuperators sofort ein Angebot im json Hub, unserem System, das CRM mit Geboten kombiniert.

Stufe 4: KI-Aufforderungen

KI liest die Angebotshistorie und schlägt dem Vertriebsmitarbeiter vor, welche Anfrage am vielversprechendsten ist und wann er sich beim Kunden melden sollte. Große CRM-Systeme haben solche Funktionen integriert (z. B. Salesforce Einstein, HubSpot Breeze). Voraussetzung: KI lernt aus Daten. Wenn Angebote in den Posteingängen der Vertriebsmitarbeiter liegen und Preise in Excel, gibt es nichts zu lernen.

Level 5: KI antwortet alleine

KI spricht mit dem Kunden über Varianten, macht ein einfaches Angebot nach den Regeln und gibt der Person Dinge, die eine Entscheidung erfordern. Solche Lösungen (z. B. Salesforce Agentforce oder maßgeschneiderte Programme) erfordern die meiste Reihenfolge in den Daten. Bei großen Aufträgen bleibt eine Person ohnehin im Prozess. Sie müssen bestimmen, an welchem Punkt er das Gespräch übernimmt.

Auf welchem Niveau sind Sie?

Markieren Sie, was heute wahr ist, nicht in den Plänen.

Wenn Sie ein Level von 0 oder 1 erreicht haben und ein Produkt mit Varianten verkaufen, müssen Sie nicht jeden Schritt nacheinander durchlaufen. Oft ist es am klügsten, die Preisliste und die Preisregeln sofort zu organisieren (Schritt in Richtung Stufe 3) und CRM parallel zu implementieren.

Warum Inserate verstopfen

Gehen Sie zurück zu den Badezimmerexperten. Der erste schickte noch am selben Tag ein Angebot, weil er den Abend frei hatte. Wenn er fünfzehn andere Badezimmer in seinem Kalender hätte, hätten Sie eine Woche auf Ihr Angebot gewartet. Nicht, weil er langsamer arbeitet. Du stehst nur in der Schlange.

Beim Hersteller ist ein solcher Profi oft die Angebotsabteilung: zwei Verkäufer oder ein Designer, durch den jede Bewertung geht. Solange sie eine Lücke haben, kommt das Angebot schnell heraus. Wenn sie fast die ganze Zeit beschäftigt sind, wächst das Warten nicht nach und nach, sondern scharf.

Legen Sie 20 Abfragen pro Woche und 40 Stunden für Angebote fest und klicken Sie dann auf „3 Stunden”. Das Team hat 60 von 40 Arbeitsstunden zur Verfügung, so dass die Warteschlange jede Woche wächst. Klicke jetzt auf „4 Minuten”: Die gleichen Personen und das Inserat gehen tagsüber.

Antrag wenn der Inseratsbereich verstopft ist, erhöhen weitere Anzeigenanfragen nicht den Umsatz, sondern verlängern die Warteschlange. Kürzen Sie zuerst ein Angebot und fügen Sie dann Anfragen hinzu. Wie man ein solches Durcheinander zu Hause erkennt, beschreibe ich in ein Artikel über Angebotschaos in einer Produktionsfirma.

Angebot durch die Linse eines abgestimmten Unternehmens

Ich betrachte ein Unternehmen als ein System, das sich selbst korrigiert: Sie legen ein Ziel fest, messen das Ergebnis, reagieren und messen erneut. Bei der Angebotserstellung bricht dieser Kreislauf normalerweise an vier Stellen zusammen.

• Was messen Sie?. Die meisten Unternehmen zählen die gesendeten Angebote. Diese Zahl steigt auch, wenn Inserate zu spät abreisen. Es ist besser zu messen, wie viel Prozent der Inserate innerhalb von 24 Stunden nach der Anfrage abreisen und wie lange die älteste Anfrage ohne Angebot wartet.
• Totzeit. Bis zum Angebot vergehen Tage, bis zur Entscheidung des Kunden Wochen. Je früher das Angebot erfolgt, desto eher wissen Sie, ob Ihre Vorgehensweise erfolgreich ist.
• Engpass. Die Bewertungsabteilung ist ein Engpass (Simulation oben). Der Reflex „Wir haben zu wenig Umsatz, also fügen wir Anzeigen hinzu” geht direkt in die Warteschlange.
• Wie man stark reagiert. Legen Sie einen Schwellenwert fest: Wenn die älteste Abfrage länger als die festgelegte Anzahl von Tagen wartet, verlangsamt sich das Marketing und alle Aufmerksamkeit gilt der Verkürzung des Angebots.

Das gesamte Modell mit Simulationen ist in beschrieben Säulenartikel zum Thema Prozessmanagement im Unternehmen. Wenn das Angebot Ihre Prognosen ändert, schauen Sie auch vorbei Artikel über Umsatzprognosen.

So wählen Sie ein Bieterprogramm aus: fünf Fragen

1. Wie viel kostet heute von der Anfrage bis zum Angebot? Überprüfen Sie die letzten zehn Fälle in der Mail oder im CRM, nicht aus dem Speicher.
2. Wer zählt den Preis und woher kommen die Regeln? Wenn vom Kopf einer Person, besteht das erste Projekt darin, die Regeln aufzuschreiben, nicht das Programm zu kaufen.
3. Wie viele Varianten hat Ihr Produkt? Mehrere Artikel in der Preisliste behandeln die Vorlage. Hunderte von Parametern und Regeln des Typs „es passt nur so” erfordern einen Konfigurator.
4. Wer soll zählen: der Verkäufer oder der Kunde? Ein Konfigurator für den Vertriebsmitarbeiter beschleunigt das Vertriebsteam. Ein Konfigurator für den Kunden (wie bei Akpil) sorgt dafür, dass ein Teil der Anfragen bereits mit einer fertigen Spezifikation eingeht.
5. Bereites Programm oder für Sie gebaut? Fertige CPQ-Systeme (z. B. Salesforce CPQ, Tacton) funktionieren gut für Produkte mit standardisierten Regeln. Eine kundenspezifische Lösung wird gewählt, wenn die Regeln für die Branche ungewöhnlich sind oder mit einem ungewöhnlichen ERP-System kombiniert werden müssen. Details in vergleich: benutzerdefinierter Konfigurator, fertige CPQ oder Vorlage, Kosten in artikel über die Kosten der Gebotsautomatisierung und artikel über die Rückkehr aus dem Konfigurator.

Auf unserer karte des B2B-Verkaufsprozesses ist die Phase des Angebots. In dieser Phase bauen wir digitales Angebot und Kalkulation, Konfiguratoren und entwickeln JSON Hub.

Formalitäten: Angebot und KSeF

Das Angebot selbst oder die Proformarechnung sind keine Mehrwertsteuerrechnung, so dass sie nicht an das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) gehen, das in Polen ab 2026 obligatorisch ist. Wenn das Angebotsprogramm nach der Annahme selbst eine Rechnung ausstellen soll, prüfen Sie, ob es dies über KSeF tut oder Daten an das Buchhaltungsprogramm weitergibt, das dies tut.

Häufig gestellte Fragen

Wo hakt es in Ihrem Unternehmen?

Das Angebot umfasst nur eine Schaltung. Davon gibt es im Unternehmen noch mehr: Vertrieb, Umsetzung, Service, Beschäftigung. Bei jedem von ihnen können die gleichen Fehler auftreten: Sie messen das Falsche, die Totzeit ist lang und der Engpass ist verstopft.