Automatisierung der Buchhaltung: von der Anfrage bis zur Rechnung

Dieser Text richtet sich an Inhaber und Manager von Buchhaltungsbüros, bei denen der Kundenservice schneller wächst als das Team. Es beantwortet die Frage, welche Prozesse im Büro zuerst automatisiert werden sollen, wie es geht, ohne das FK-System zu ersetzen und was nach der Implementierung zu erwarten ist.

Wo die Buchhaltung wirklich Zeit verliert

Die Automatisierung der Buchhaltung ist in der Regel mit der Buchung verbunden: OCR von Rechnungen, Import von Abrechnungen, JPK, die aus dem Programm generiert werden. Das ist wichtig, aber die meisten FK-Programme machen das schon ganz gut. Die Zeit vergeht woanders, in der Arbeit um den Kunden herum, die niemand misst, weil es sich nicht um „Buchhaltung” handelt.

Es geht um vier sich wiederholende Prozesse: Angebotserstellung, Implementierung eines Neukunden, Aufklärung über den Stand der Fälle und Rechnungsstellung für Bürodienstleistungen. Jeder von ihnen besteht aus mehreren manuellen Schritten, dem Kopieren von Daten zwischen Dateien und E-Mails. Einzeln sehen sie unschuldig aus. Auf einer Skala von mehreren Dutzend Kunden geben sie mehrere Dutzend Stunden pro Monat.

Die Automatisierung von Buchhaltungsbüros beginnt mit einem Angebot

Das Angebot ist ein guter erster Schritt, denn es hat eine einfache Logik und man sieht schnell den Effekt. Der Preis für Bürodienstleistungen hängt von mehreren Variablen ab: Form der Buchhaltung (vollständig oder vereinfacht), Anzahl der Belege, Anzahl der Mitarbeiter, Mehrwertsteuerservice, mögliche Zusatzleistungen. Da die Regeln niedergeschrieben werden können, können sie auch in einen Konfigurator umgewandelt werden.

In der oben beschriebenen Implementierung erstellte der Büroinhaber jedes Angebot auf der Grundlage des vorherigen und berechnete die Raten manuell neu. Bei 30–40 Anfragen pro Monat waren das allein 20–33 Stunden Gebot. Nach dem Wechsel in den Konfigurator wird das Angebot in 6 Minuten erstellt und geht als Link an den Kunden. Das Büro kann sehen, wann der Kunde es geöffnet hat und wie lange er es gelesen hat, damit er weiß, wann er anrufen muss.

Häufige Bedenken: „Unsere Preise haben zu viele Ausnahmen.” Ausnahmen sind in der Regel Belegschwellen, branchenspezifische Sätze und Rabatte für Stammkunden. Sie können sie als Regeln speichern. Für wirklich ungewöhnliche Fälle erfolgt eine manuelle Anpassung des Preises vor dem Versand mit einer Änderungshistorie.

Onboarding des Kunden der Buchhaltungsstelle ohne E-Mail-Runden

Oft vergehen Wochen von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten echten Auftrag für den Kunden. Der Grund liegt selten bei den Buchhaltern. Der Kunde schickt Dokumente in Raten, etwas fehlt, jemand muss die Daten in den Registern überprüfen, einen Ordner einrichten und Zugriff gewähren.

Die umgekehrte Richtung funktioniert besser: Der Kunde bekommt einen Link zur Checkliste und füllt die Firmendaten selbst aus, lädt Registrierungsdokumente hoch, unterschreibt den Vertrag elektronisch. Das System überprüft die Steueridentifikationsnummer (Nip) und die nationale Handelsregisternummer (REGON) über die API des Zentralen Statistischen Amtes (GUS), und das Team erhält eine vollständige Datei. Im Fallstudienbüro reduzierte sich das Onboarding von 3 Wochen auf 2 Tage.

• Die Liste der erforderlichen Dokumente ist immer gleich, so dass der Kunde nicht drei E-Mails erhält, in denen nach einer anderen Datei gefragt wird.
• Die Registrierungsdaten stammen aus der Registrierung, nicht aus dem Neuschreiben.
• Die Buchhalterin beginnt ihre Arbeit mit einem Set, nicht mit dem Ausfüllen der Lücken.

Kundenpanel des Buchhaltungsbüros anstelle von Status-E-Mails

„Ist JPK schon weg? ”,„ Wann erhalte ich eine Annahmeerklärung? ”,„ Wie viel wird es diesen Monat kosten? ”. Jede dieser Fragen erfordert das Einchecken im System und das Schreiben einer Antwort. In dem beschriebenen Büro gab es 23 von ihnen pro Monat, jeweils 5–10 Minuten.

Die Lösung ist ein Panel, in dem der Kunde selbst sieht, was in diesem Monat gemacht wurde, was im Gange ist und was die Fristen sind, und die Erklärungen und Aussagen als PDF herunterlädt. Der Schlüssel ist, das Dashboard einfach zu halten: To-Do-Liste, farbcodierte Status, Downloads. Bürokunden sind meist Kleinunternehmer, keine Menschen, die ein neues System erlernen wollen. In dieser Implementierung haben sich 82%-Kunden in der ersten Woche ohne Anweisungen angemeldet, und die Anzahl der Status-E-Mails sank auf 2 Monate.

CRM für die Buchhaltung und das FK-System

Die häufigste Frage ist, ob Sie das Buchhaltungsprogramm ändern müssen. Keine Notwendigkeit. CRM für eine Buchhaltungsstelle, wie z. B. json Hub, fungiert als Kundenserviceebene: Angebote, Onboarding, Statuspanel und Abrechnung von Bürodienstleistungen. Die Buchung erfolgt in Optimus, Symphony oder einem anderen System, und die Daten werden per API- oder CSV-Export ausgetauscht.

Die automatische Rechnungsstellung funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Das System übernimmt aus dem Panel die Anzahl der Belege und Zusatzleistungen aus einem bestimmten Monat, erstellt eine Rechnung und versendet diese. Bei einem festen Abonnement erfordert dies keinen manuellen Schritt, mit einem variablen Bereich von einem Klick nach der Überprüfung des Betrags. Dies ist eine große Änderung der acht manuellen Schritte für jede der Dutzenden von Rechnungen.

So planst du ein Onboarding, damit du nicht stehen bleibst

Das Büro kann die Arbeit nicht für die Zeit der Schichten einstellen, daher muss die Umsetzung neben dem aktuellen Personal erfolgen. Geprüft wird der Auftrag, den wir im beschriebenen Projekt übernommen haben, aufgeschlüsselt auf drei Wochen:

• Mess- und Prozesslandkarte. Wir messen die Zeit jedes Schrittes von der Anfrage bis zum Angebot, vom Vertrag bis zur ersten Erklärung, von der Rechnung bis zur Buchung der Zahlung. Es erscheint eine Liste von Prozessen mit Prioritäten.
• Konfiguration und Integrationen. Preisliste in Konfigurator-Regeln konvertiert, CSO-API-Anbindung, Rechnungsvorlagen, Tests an Testdaten.
• Panel, Datenimport, Schulung. Einführung eines Panels für bestehende Kunden mit einer Bestellhistorie und einer kurzen Schulung des Teams. In diesem Fall zwei Stunden für 12 Personen.

Jedes Modul kann auch separat implementiert werden. Wenn das größte Problem das Bieten ist, können Sie nur damit beginnen und später ein Kundenpanel hinzufügen. Es ist eine gute Praxis, den Ausgangszustand vor dem Start zu messen. Ohne diese ist es schwierig zu beurteilen, ob die Automatisierung der Buchhaltung tatsächlich auf Zeit verzichtet oder die Arbeit einfach an einen anderen Ort verlegt hat.

Die zurückgewonnenen Stunden sind kein Selbstzweck. In dem beschriebenen Büro verwendet der Eigentümer sie für die Kundengewinnung und inhaltliche Arbeit, d.h. für das, was nicht automatisiert werden kann.

Sie können mehr über das System selbst auf der Website lesen JSON-Hub, und über Angebote mit Konfigurator in der Leistungsbeschreibung digitales Angebot und Kalkulation. Wenn Sie mit anderen Prozessen im Büro beginnen möchten, sehen Sie sich unsere geschäftsautomatisierung.