Co to jest CPQ? System, który zamienia chaos ofertowy w ofertę wysłaną w kilka minut

Autor: Jędrzej Siewierski, CEO i współzałożyciel JSON Crew.

„Co to jest CPQ i czy firma z pięcioma handlowcami w ogóle tego potrzebuje?” Takie pytanie często słyszę od właścicieli firm produkcyjnych. CPQ to system, który prowadzi przez wybór wariantu produktu, sam liczy cenę z aktualnego cennika i od razu składa gotową ofertę. Czy przyda się pięciu handlowcom, zależy nie od liczby ludzi, tylko od tego, ile reguł kryje się w jednej wycenie.

Stolarz z zeszytem i salon samochodowy

Zamawiasz szafę u stolarza. Opowiadasz, czego chcesz. Stolarz zapisuje to w zeszycie, obiecuje, że policzy, i dzwoni po trzech dniach. Cena jest inna, niż się spodziewałeś, bo zapomniał o zawiasach do drzwi przesuwnych. Dzwoni drugi raz.

Teraz wejdź do salonu samochodowego. Sprzedawca obraca do Ciebie monitor. Wybierasz silnik, kolor, pakiet zimowy. Hak holowniczy przy wersji, która go nie obsługuje, jest wyszarzony i nie da się go wybrać. Cena zmienia się przy każdym kliknięciu. Po dziesięciu minutach wychodzisz z wydrukowaną ofertą.

Stolarz i salon mogą mieć równie dobry produkt. Różnica jest jedna: salon ma system, który zna wszystkie reguły i cały cennik, a stolarz ma zeszyt i pamięć. Ten system to właśnie CPQ.

Spróbuj sam. Poniżej mały CPQ dla garażu blaszanego. Kliknij szerokość 3 m i zobacz, które bramy znikają.

Co to jest CPQ? Trzy litery, trzy kroki

CPQ to rodzaj systemu, który przygotowuje ofertę handlową w trzech krokach. Każdy ma odpowiednik w salonie samochodowym.

1. Configure, czyli konfiguracja. Handlowiec albo klient wybiera wariant, wymiary, materiał i dodatki. System nie pozwoli połączyć rzeczy, które się wykluczają. W salonie to wyszarzony hak. W firmie to koniec ofert, które obiecują coś, czego produkcja nie zrobi.

2. Price, czyli wycena. System sam liczy cenę: z aktualnego cennika, z rabatem dla tego klienta i z dopłatami za opcje. Handlowiec nie szuka tabelki sprzed trzech miesięcy. Nie dzwoni też do szefa po zgodę na rabat, bo progi rabatów są zapisane w systemie.

3. Quote, czyli oferta. Gotowy dokument albo strona z ofertą powstaje w kilka sekund: logo, numer, data ważności, specyfikacja, cena. Klient może ją od razu podpisać albo kliknąć „akceptuję”.

Stolarz mówi „policzę i oddzwonię”. Salon podaje cenę od ręki.

Jak wygląda oferta bez CPQ

Zostańmy przy stolarzu. Jego trzy dni czekania to trzy osobne rachunki dla firmy.

Pierwszy to czas. Godzina albo dwie na ofertę razy kilkadziesiąt ofert w miesiącu daje tydzień albo dwa pracy jednej osoby. W tym czasie ta osoba nie rozmawia z klientami.

Drugi to błędy. Stary cennik, zapomniany rabat, wariant, którego nie da się wyprodukować. Każda błędna oferta to poprawka, przeprosiny i czasem oddana marża, żeby nie stracić klienta.

Trzeci to kolejka. Jeśli oferty wymagają więcej godzin, niż zespół ma na nie w tygodniu, każde nowe zapytanie czeka dłużej niż poprzednie. Klient w tym czasie dostaje oferty od innych.

Policz, jak to wygląda u Ciebie. Wartości domyślne to przykład poglądowy, wpisz własne. Przycisk „jak w Akpil” pokazuje skalę zmiany u producenta maszyn rolniczych, gdzie czas wyceny spadł z 3 godzin do 4 minut.

Zwróć uwagę na ostatni kafelek. Gdy obciążenie przekracza 100%, sama oszczędność godzin nie opisuje problemu. Firma płaci wtedy nie tylko za czas. Traci też klientów, którzy nie doczekali się oferty.

Kto potrzebuje systemu CPQ?

Liczba handlowców ma mniejsze znaczenie, niż się wydaje. Firma z pięcioma handlowcami, która robi produkt na zamówienie, może potrzebować CPQ bardziej niż firma z dwudziestoma, która sprzedaje dziesięć produktów z katalogu.

Warto się nad CPQ zastanowić, jeśli rozpoznajesz u siebie choć jeden z tych punktów:

• oferta zależy od wielu parametrów: wymiaru, materiału, wariantu, ilości, regionu,
• handlowcy spędzają godziny nad wycenami zamiast rozmawiać z klientami,
• oferty wychodzą z błędami: zła cena, nieaktualny rabat, wariant nie do zrobienia,
• klient czeka na ofertę dłużej niż dobę,
• nie wiesz, czy klient w ogóle otworzył Twój PDF.

Jeśli chcesz najpierw sprawdzić objawy, przeczytaj artykuł o siedmiu objawach chaosu ofertowego.

CPQ a konfigurator produktowy: czym się różnią

Oba „konfigurują”, więc często się je myli. Różnica polega na tym, kto siedzi przed ekranem.

CPQ to zwykle narzędzie wewnętrzne handlowca. Jest powiązane z CRM, cennikami, rabatami i akceptacją przez szefa. Jego zadanie to szybka i poprawna oferta.

Konfigurator produktowy to zwykle narzędzie dla klienta, na stronie internetowej albo na tablecie w salonie. Liczy się w nim to, czy klient rozumie, co wybiera: zdjęcie albo rysunek wariantu, cena na bieżąco. Jego zadanie to pomóc klientowi podjąć decyzję, zanim zadzwoni. Szerzej piszę o tym w przewodniku po konfiguratorach produktowych.

W praktyce wiele wdrożeń łączy jedno z drugim. Dobry przykład to Knieja, sklep z bronią i akcesoriami myśliwskimi. Ich konfigurator to formularz z podglądem 2D. Klient przechodzi siedem etapów, od modelu przez osadę, drewno, kaliber i magazynek po akcesoria. Cena przelicza się przy każdym kliknięciu. Na końcu klient pobiera PDF i przychodzi do salonu z gotową decyzją. To ten sam salon samochodowy, tylko wyboru klient dokonuje sam, jeszcze przed wizytą. Konfigurator robi na końcu to samo co CPQ: liczy cenę i składa ofertę. Inne wdrożenia opisujemy w case studies.

Gotowy CPQ czy konfigurator na miarę?

Uczciwa odpowiedź: zależy od trzech rzeczy. Kto konfiguruje (handlowiec czy klient), czy produkt trzeba zobaczyć i jak nietypowe są Twoje zasady wyceny.

Gotowe systemy CPQ, na przykład Salesforce CPQ albo Tacton (od lat specjalizuje się w produktach inżynieryjnych), dobrze sprawdzają się w firmach, które już pracują w danym systemie i mają ludzi do jego utrzymania. Konfigurator budowany na miarę ma sens, gdy zasady wyceny są nietypowe albo gdy klient sam składa produkt i musi go zobaczyć.

Jest też droga środkowa, i tu uczciwie: to nasz produkt. JSON Hub to CRM z modułem ofert (CPQ). Produkty i ceny trzymasz w katalogu, ofertę składasz z karty klienta i wysyłasz jako link zamiast PDF-a. Klient zmienia parametry, widzi nową cenę i klika „Akceptuję ofertę”, a Ty widzisz, kiedy ją otworzył. Płacisz za firmę, nie za stanowisko: od 249 zł netto miesięcznie do 5 osób, 30 dni bezpłatnie, bez karty. Pasuje, gdy wyrastasz z Excela, a produkt mieści się w katalogu z wariantami. Przy tysiącach zależności technicznych lepszy będzie gotowy CPQ albo konfigurator na miarę, który i tak może przekazywać oferty do JSON Hub, jak w Centrum Rekuperacji.

Przejdź drzewko. To najwyżej cztery pytania.

Drzewko mówi, od czego zacząć. Ile każda droga kosztuje w ciągu trzech lat i na co uważać w umowie, rozpisałem w osobnym porównaniu: konfigurator custom, gotowy CPQ czy szablon. Jeśli produkujesz na zamówienie i ofertujesz z katalogów dostawców, zajrzyj też do artykułu o konfiguratorze, CPQ i katalogu dostawców w produkcji nieseryjnej.

CPQ i CRM: oferta nie może żyć osobno

Jeśli zapytania są w CRM, a oferty w Excelu, handlowiec ręcznie przepisuje dane klienta i ręcznie zmienia status. Albo nie zmienia, i szef patrzy na lejek sprzedaży, który nie zgadza się z rzeczywistością.

Najlepiej, gdy oferta powstaje tam, gdzie są dane klienta. Tak działa wdrożenie dla Centrum Rekuperacji: klient dobiera rekuperator w konfiguratorze, a automatyczna oferta trafia do JSON Hub, naszego CRM. Blachodach, firma od dachów, ogrodzeń i elewacji, ma od nas wewnętrzne narzędzie dla handlowców: dobór, wycena i oferta w PDF z linkiem do akceptacji w jednym miejscu. Jak połączyć konfigurator z CRM, opisałem w artykule o integracji konfiguratora z CRM.

Oferta jako strona zamiast PDF

PDF wysyłasz i czekasz, nie wiedząc, co się z nim dzieje. Oferta jako strona internetowa pod linkiem działa inaczej:

• klient otwiera link na telefonie, zmienia parametr, widzi nową cenę i klika „akceptuję”,
• Ty widzisz, kiedy otworzył ofertę i ile razy do niej wracał,
• poprawiasz ofertę, a klient widzi nową wersję pod tym samym linkiem.

Tak działa oferta w JSON Hub: status zmienia się sam z „wysłana” na „obejrzana” i „zaakceptowana”.

Ofertowanie jako pętla: trzy rzeczy, które ją psują

W artykule o zarządzaniu procesami w firmie opisuję firmę jako zestaw pętli: cel, wynik, różnica, decyzja, działanie. Ofertowanie to jedna z nich. Najczęściej psują ją trzy rzeczy.

Opóźnienie. Jeśli oferta wychodzi po trzech dniach, a klient decyduje po trzech tygodniach, firma dowiaduje się po miesiącu, czy jej ceny są dobre. Wtedy zmienia cennik w ciemno i zwykle za mocno. CPQ skraca pierwszą część tego czekania z dni do minut.

Zły licznik. Liczba wysłanych ofert mówi, ile pracy zrobiono, a nie, czy klient zbliża się do decyzji. Lepiej sprawdzać, kto otworzył ofertę, kto do niej wrócił i kto ją zaakceptował.

Zator. W firmie produkcyjnej sprzedaż często blokuje jedna osoba albo jeden dział, który umie policzyć ofertę. Więcej reklam i targów tylko wydłuża kolejkę do tej osoby. Widać to w kalkulatorze wyżej, gdy obciążenie przekroczy 100%. Najpierw udrożnij zator, potem dokładaj zapytania.

Od czego zacząć z CPQ

Nie musisz od razu kupować dużego systemu. Zacznij od trzech kroków:

1. Rozpisz, jak dziś powstaje oferta. Ile kroków dzieli zapytanie od wysłanej oferty? Kto co robi? Gdzie oferta czeka? Pomoże w tym artykuł o poziomach automatyzacji ofertowania.
2. Policz, ile kosztuje Cię dzisiejszy sposób. Wpisz swoje liczby do kalkulatora wyżej: czas, błędy, kolejka. Szerzej o zwrocie z inwestycji piszę w artykule o ROI z konfiguratora.
3. Spisz zasady i cennik w jednym miejscu. Najlepszy materiał na start to lista pytań, które klienci zadają handlowcom. Każde pytanie, które wraca co tydzień, to kandydat na regułę w systemie.

Ile kosztuje wdrożenie CPQ?

Za gotowy CPQ zwykle płaci się licencję za każdego użytkownika plus wdrożenie, w którym wpisuje się zasady i cenniki. CRM z ofertą jako stroną to miesięczny abonament (cennik JSON Hub jest publiczny). Konfigurator na miarę to projekt jednorazowy. U nas pierwsza działająca wersja powstaje w 8 tygodni, a cenę liczymy pod konkretny produkt i jego zasady. Co wpływa na cenę, rozpisałem w artykule o tym, ile kosztuje konfigurator.

Najczęstsze pytania

Sprawdź, gdzie blokuje się Twoja sprzedaż

Cały etap oferowania na tle reszty sprzedaży zobaczysz na mapie systemu sprzedaży.

Jędrzej Siewierski, CEO i współzałożyciel JSON Crew. Buduje konfiguratory produktowe i systemy ofertowania dla firm B2B (maszyny rolnicze, broń myśliwska, budownictwo, OZE) oraz JSON Hub, własny CRM z ofertą jako stroną. LinkedIn.