FALLSTUDIE · Zu lang; nicht gelesen
- Kunde: Unternehmen, das PVC-Fenster herstellt, 12 Verkäufer, über 200 Leads pro Monat von Meta Ads.
- Problem: Leads landeten in Excel mit 47 Spalten. Leads vergessen, Notizen verlieren, Erinnerungen verpassen. Das Angebot dauerte Stunden – PDF zum Versenden, Kunden haben es nicht gelesen. Geschätzte verlorene Geschäfte: 73 % der Leads, die nicht innerhalb von 24–72 Stunden bearbeitet wurden.
- Lösung: Migration von Excel nach CRM (eine Datenbank aller Leads, automatische Erinnerungen, Status) + automatische Angebotserstellung (Angebot als Seite, nicht PDF) + Integration mit dem Fensterkonfigurator (der Kunde wählt Maße, Profile, Farben).
- Ergebnis: Es fallen keine Leads zwischen Verkäufern hin und her. Das Angebot kommt innerhalb von Minuten statt Stunden. Der Kunde sieht statt eines PDFs eine personalisierte Angebotsseite. 73 % der verlorenen Geschäfte wurden wiederhergestellt.
Excel-CRM ist eine umgangssprachliche Bezeichnung für einen Verkaufsprozess, bei dem alle Leads in einer Tabelle erfasst werden (typischerweise mit 30–50 Spalten: Name, Telefonnummer, Quelle, Status, Notizen, Farben). Anti-Pattern: keine automatischen Erinnerungen, Gefahr von Duplikaten, keine Sichtbarkeit, wer was geändert hat, keine Integration mit Marketing-Automatisierung. Der häufigste Effekt: 50–75 % der Leads verlieren sich im Verwaltungschaos, bevor ein Verkäufer sie zurückruft.
Folgendes erhalten Sie: Leads kommen aus Anzeigen. Wo landen sie? In Excel. Spalten. Auswahl. Von Hand geschriebene Notizen, wichtige Dinge – in Farben. Zuerst schaffst du es. Dann wächst das Blatt. Und da fängt es an: Leads vergessen. Notizen verlieren. Jemand ist nicht zum Treffen erschienen, weil niemand den Eintrag überprüft hat. Ein Blatt, mehrere Personen, null Wahrheit. Wer hat was geändert? Wer hat wen angerufen? Angebot? Stundenlanges Ohrfeigen. Und der Kunde erhält die Datei trotzdem. PDF. Irgendwann einmal überprüfen. Oder in den Müll.
Das reicht aus, um den Wunsch zu wecken, dieses Blatt in Brand zu setzen. WAHR?
Woher soll ich wissen, wie es bei Ihnen aussieht? Es gibt mehr Menschen an diesem Ort, als Sie denken. Ich war auch schon dort.
Hersteller von PVC-Fenstern. 12 Vertriebsmitarbeiter. 200+ Leads pro Monat. Excel mit 47 Spalten.
So sah es für sie aus. Genau dasselbe wie bei Ihnen.
Anzeigen auf Meta-Anzeigen. Die Leads fließen ein. Nach Excel. Sie wissen schon – Spalten, Auswahlen, Notizen, Farben. Die Zeit vergeht, das Blatt wächst. Und dann kommt, was Sie wissen: Leads vergessen. Notizen verlieren. Keine Erinnerungen – Kunden kommen nicht zu ihren Fristen, weil jemand vergessen hat, sie einzutragen. Null Sichtbarkeit. Wer hat was geändert? Wer hat wen angerufen? Das Angebot beinhaltet Arbeitszeiten. Der Kunde erhält ein PDF. Langweilig. Wird irgendwann geöffnet.
Nicht „viele Unternehmen haben ein Problem”. Sie haben es schon erlebt. An der gleichen Stelle wie Sie. Es ist möglich, da herauszukommen. Genau darum geht es in dieser Geschichte.
Ein CRM zu haben ist nicht dasselbe wie ein einheitlicher Ablauf vom Lead zum Angebot.
Die meisten sagen: Wir haben bereits CRM, wir nutzen ein fertiges Paket. Und die Wahrheit ist: Die Frage lautet nicht: „Haben Sie CRM?“ Die Frage ist: Kombiniert dieses CRM wirklich Leads, Angebote und den Kunden an einem Ort – und erscheint das Angebot als Seite, auf die der Kunde klicken möchte, oder als weiteres PDF, um es „irgendwann anzusehen“?
Für Hunderttausende Abonnenten stehen fertige Pakete zur Verfügung. Niemand passt Ihren Prozess an Ihren Ablauf an. Bei uns erhalten Sie einen auf Sie zugeschnittenen Prozess und eine auf Sie zugeschnittene TechnoProtokollee – nicht Hunderte andere. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dies ist, was JSON-HUB tut.
Was ist das? Eine interne Plattform, die an einem Ort vereint: Lead-Akquise (z. B. aus der Werbung), deren Verwaltung in einem Panel, Kundenbefragung und -klassifizierung – und Angebotserstellung. Nicht als PDF, sondern als Link zu einer personalisierten Seite: eine Seite, die wie eine Website aussieht, aufklärt und beim Endkunden Vertrauen schafft.
Wie sieht es in der Praxis aus? Ein Panel. Leads fallen automatisch hinein. Der Verkäufer sieht sofort den Kunden, Notizen und die Kontakthistorie. Führt ein Interview durch, klassifiziert es und markiert das Gespräch als geplanent (Tag, Status). Wenn ein Gespräch geplanent ist, wird im selben Panel schnell ein Angebot generiert und ein Link an den Kunden gesendet. Der Kunde auf der anderen Seite erhält keinen E-Mail-Anhang, sondern die Seite, die er besuchen möchte. Das gesamte Team kann sehen, wer was geändert hat, Status und Notizen; Jede Woche können Sie Anrufe verlieren und daraus lernen. Eine Wahrheit. Ein Panel. Dies ist JSON-HUB. Kein PDF im Papierkorb – eine Seite, die Sie begeistern wird.
Ein Unternehmen, das PVC-Fenster herstellt. Vorher: 47 Spalten in Excel. Nachher: ein Panel. 12 Händler. Über 200 Leads pro Monat.
Heute sieht es so aus: Leads gehen nicht mehr verloren. Die Notizen sind öffentlich. Es ist klar, wer was geändert hat. Jede Woche geht das Team die verlorenen Anrufe durch und weiß, warum sie nicht geklappt haben – ohne zu raten. Angebot als Seite, nicht als Anhang.
Zahlen:
• Zeit für das Angebot: von 3–4 Stunden bis 15–20 Minuten
• Leads ohne Eigentümer: von 30 % auf 0 %
• Angebotsoffenheit: von 12 % (PDF) bis 67 % (Seite)
• Umwandlung vom Angebot in die Bestellung: Steigerung um 23 %
• Entgangene Anrufe mit Analyse: 100 % (bisher: 0 %)
Zunächst schien es, dass ihre Prozesse zu unterschiedlich für ein einheitliches Schema waren – jeder Verkäufer hatte seine eigene Art zu interviewen, jeder Kunde brauchte eine andere Fensterkonfiguration. Der Schlüssel erwies sich als flexibler Ablauf – Status und Tags, die auf den tatsächlichen Ablauf vom Lead zum Angebot zugeschnitten waren. Der Fensterbewertungsalgorithmus (Größe, Typ, Parameter, Zubehör) wurde automatisiert. Der Verkäufer gibt die Parameter aus dem Interview ein, der Rest kommt vom Panel.
Einer ihrer Kunden sagte direkt: Die Angebotswebsite ist wie ein Traum, es ist endlich das, wonach er gesucht hat – und es erzeugt einen Wow-Effekt beim Endkunden. Es funktioniert nicht „großartig“. Beton. Seine Worte. Zwei Welten: PDF in den Papierkorb – oder eine Website, die Sie begeistert. Es ist die letztere Option, die Unternehmen aus verschiedenen Branchen anzieht.
Das gleiche System wird bereits von Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Branchen genutzt:
• Waschen von Arbeitskleidung für die Industrie (über 150 Leads/Monat, 8 Verkäufer)
• Erneuerbare Energien und Photovoltaik (300+ Leads/Monat, 15 Verkäufer)
• Wärmerückgewinnung und Wärmepumpen (über 120 Leads/Monat, 6 Verkäufer)
• Bau: Dächer, Garagen, Tore, Schweißen (200+ Leads/Monat, 10 Verkäufer)
• Verkauf personalisierter Produkte: Tassen, Wasserflaschen (80+ Leads/Monat, 4 Verkäufer)
• HVAC- und Klimaanlageninstallation (über 180 Leads/Monat, 9 Verkäufer)
Der gemeinsame Nenner: Zitat, Interview, Angebot – und Frust, wenn Excel nicht mehr ausreicht und das PDF im Papierkorb landet. Menschen in Ihrer Branche nutzen es bereits.
Manchmal hören wir: „Wir haben bereits CRM. Wir nutzen ein fertiges Paket.“
Wir verstehen. Viele Unternehmen verfügen bereits über CRM. Es lohnt sich nur eines zu prüfen: ob dieses CRM Leads, Angebote und den Kunden an einem Ort vereint – und ob das Angebot als Seite herauskommt, die der Kunde anklicken möchte, oder als weiteres PDF. Für Hunderttausende Abonnenten stehen fertige Pakete zur Verfügung; Niemand passt den Prozess an Ihren Ablauf an. Bei uns erhalten Sie den auf Sie zugeschnittenen Prozess und die TechnoProtokollee. Wenn dieses CRM bereits das tut, was Sie wollen, großartig. Wenn nicht, können wir darüber sprechen, wie es für Sie aussieht.
Wir hören auch: „Bei uns wird es nicht funktionieren – unser Preisalgorithmus ist kompliziert.“
Das hören wir oft. Das dachte auch die Fensterfirma. Ihr Preisalgorithmus berücksichtigte: Fenstergröße, Profiltyp, thermische Parameter, Zubehör (Moskitonetze, Jalousien, Lüftungsschlitze), akustische Parameter, Farbe, Öffnungsmethode, Installation, Transport. Dank einer guten Architektur können Sie jeden Algorithmus und beliebig viele Parameter erstellen – Zählen und Bieten können automatisiert werden. In ihrem Fall sank die Zeit für ein Angebot von 3–4 Stunden auf 15–20 Minuten; Der Verkäufer gibt die Parameter aus dem Interview ein, der Rest kommt vom Panel. Die Frage nach Umfang und Preis des Projekts. Es lohnt sich zu prüfen, ob es sich in Ihrem Fall lohnt.
Und: „Wir haben jetzt keine Zeit für die Umsetzung.“
Das wissen wir auch. Der Fensterhersteller implementierte das System in 6 Wochen. Die Zeit für die Umsetzung zahlt sich oft bereits im ersten Monat aus – denn statt mehrere Stunden an Angeboten zu arbeiten, haben Sie in wenigen Minuten ein Panel und ein Angebot. Wir sagen nicht: Du musst es jetzt tun. Wir sagen: Wenn es mal ans Zählen geht, helfen wir gerne weiter. Kein Druck.
Es ist sehr gut möglich, dass Ihr nächster Schritt ein Panel, eine Wahrheit ist – vom Lead zum Angebot.
Angebot als Seite, nicht als PDF in den Papierkorb. Genauso wie im Fall eines Fensterherstellers und Unternehmen aus verschiedenen Branchen, die es bereits nutzen.
Sie müssen diesen Weg nicht allein gehen. Wir können reden.
Häufig gestellte Fragen zu dieser Implementierung
Warum verlieren Unternehmen 73 % der Kunden, bevor sie ein Angebot versenden?
Drei Hauptgründe: 1) Leads landen in Excel oder E-Mails, wo sie im Verwaltungschaos verloren gehen – niemand hat klare Sicht darauf, wer was geändert hat, wer mit wem gesprochen hat; 2) Die Angebotserstellung dauert Stunden (PDF einreichen, prüfen, versenden), sodass der Verkäufer 5–10 Angebote pro Tag macht statt 30–50; 3) Der Kunde erhält innerhalb von 24–72 Stunden keine Rückmeldung – er geht zur Konkurrenz (78 % der Käufer wählen das erste Unternehmen, das mit konkreten Informationen antwortet). Insgesamt: 50–75 % der Leads sterben.
Woran erkennt man, dass ein Unternehmen in Excel Leads verliert?
Fünf Symptome: 1) Excel oder E-Mail als Hauptspeicherort für Leads; 2) Verkäufer haben ihre eigenen Notizsysteme (Farben, Spalten, Karten); 3) Der Kunde fragt: „Wo ist mein Angebot?“ 3+ Mal; 4) der Verkäufer sagt „Entschuldigung, ich habe es vergessen“; 5) Keine harten Kennzahlen für Erfolgsquote, Reaktionszeit und Verkaufszykluszeit. 3+ Symptome = Leads sterben im Admin-Chaos.
Ist die Migration von Excel zu CRM schwierig?
Technisch gesehen nein – CRM (Pipedrive, HubSpot, JSON-Hub, polnischer SalesManago) verfügt über einen nativen Excel-Import. Die Schwierigkeit liegt in der Akzeptanz der Verkäufer: Sie müssen ihre Gewohnheiten ändern (statt „Ich füge es morgen in Excel ein“ – „Ich füge es jetzt in CRM hinzu“). Typische Migration: 1 Woche CRM-Konfiguration, 2 Wochen Verkäuferschulung, 1–3 Monate Kampf um die Einführung. Erfolg: Über 80 % des Deals durchlaufen das CRM nach 3 Monaten.
Was war das Ergebnis, als das PDF durch eine Angebotsseite ersetzt wurde?
Vier Effekte: 1) Geschwindigkeit – das Angebot – die Website ist in wenigen Minuten verfügbar (das System generiert eine URL mit Konfiguration), das PDF dauert Stunden; 2) der Kunde sieht interaktiv personalisierte Varianten (Farbwechsel → Live-Preis) – höhere Conversion als statisches PDF; 3) Tracking – Sie wissen, wann der Kunde das Angebot geöffnet hat und worauf er geklickt hat; 4) Bearbeiten – Wenn ein Kunde eine Änderung wünscht, ändern Sie die URL, anstatt ein neues PDF zu erstellen. Typischer Effekt: Öffnungsrate der Angebote 60–80 % (PDF: 20–30 %).
Wie viel kostet die Migration von Excel auf ein integriertes System?
Drei Ebenen. Am günstigsten: CRM SaaS (Pipedrive, HubSpot, SalesManago) für ~ 500-1000 PLN/Benutzer/Monat. + 5.000-15.000 PLN Implementierung – einfaches Upgrade von Excel. Mittel: CRM + automatische Angebotserstellung (PandaDoc, Schlagen Sie vor oder Konfigurator mit Auto-PDF): +15-30.000. PLN-Implementierung. Der Leistungsstärkste: Konfigurator + JSON-Hub (CRM + Angebotsseite + PM in einem): 60-150.000. PLN, bietet aber vollständige Automatisierung. ROI 6–12 Monate ab gewonnenen Leads.
Hat jedes B2B-Unternehmen das Problem, dass 73 % Leads verloren gehen?
Die Zahl 73 % ist ein spezieller Fall von PVC-Fenstern – in anderen Branchen sind es vielleicht 50 % (Unternehmen mit gut funktionierendem CRM) oder 80 % (Unternehmen mit chaotischem Excel). Universelles Muster: Wenn ein Unternehmen Excel/E-Mail anstelle von CRM verwendet, mehr als 12 Vertriebsmitarbeiter und mehr als 100 Leads pro Monat hat, verliert es mindestens 50 % der Geschäfte. Erste Maßnahme: Wie lange dauert es vom ersten Kontakt des Kunden bis zum Absenden des Angebots? Bei >24 Stunden verlieren Sie den größten Teil des Marktes. Die Konkurrenz reagiert schneller.
Über den Autor
Jędrzej Siewierski – CEO und Mitbegründer JSON Crew. Seit 2024 erstellt das Unternehmen Produktkonfiguratoren für B2B-Unternehmen (Hersteller von Landmaschinen, Jagdwaffen, Modulhäusern, Internet der Dinge-Elektronik) und JSON-Hub – ein eigenes SaaS, das CRM, automatische Angebotserstellung und Projektmanagement kombiniert. Mitautor der Methodik zur digitalen Vertriebstransformation: Verkürzung des Weges vom Interesse bis zum Kauf durch einen Konfigurator + automatisches Angebot + CRM. Stapel: Next.js, Three.js, Nest.js, React Native. Kontakt: contact@jsoncrew.com · LinkedIn.
Implementierungsmuster – was als nächstes zu tun ist, wenn bei Ihnen ein ähnliches Angebotschaos auftritt
Der Hersteller von PVC-Fenstern ist ein typisches Beispiel für das „47 Excel-Spalten, 12 Verkäufer, 200+ Leads“-Syndrom. Konfigurator und automatisches Bieten zusammen machen diesem Chaos ein Ende. Hier ist der Weg, um loszulegen:
- Konfigurator-Angebot — Preis 49-89.000 PLN MVP, Implementierungsphasen
- Automatisiertes Angebot (CPQ) — Angebot als Seite statt PDF
- Demo des Modulhaus-Konfigurators — Analogon eines modularen Produkts (Varianten + Optionen)
- Kostenschätzer - PLN-Bereich für Ihr Unternehmen in 3 Minuten
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- Wie viel kostet die Gebotsautomatisierung? — realistischer Bereich, ROI 12–24 Monate
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