IT-Budget 2027 im Fertigungsunternehmen: wofür ausgeben und wofür nicht

Das IT-Budget in einem Fertigungsunternehmen entsteht meist im Dezember und meist auf dieselbe Weise: Man nimmt die Ausgaben dieses Jahres, legt 10% für Lizenzpreiserhöhungen drauf und lässt etwas „für etwas Neues“ übrig. Ein solches Budget ist leicht zu beschließen, aber schwer zu verteidigen. Nach einem Jahr kann niemand sagen, was das für Systeme ausgegebene Geld gebracht hat, und die Liste der Dinge „für irgendwann“ ist länger als im Jahr zuvor.

Im Folgenden zeigen wir, wie Sie das IT-Budget für 2027 so aufstellen, dass jede Position einen Grund hat. Wir schreiben aus der Sicht eines Unternehmens, das bei Herstellern Konfiguratoren, Angebotssysteme, CRM und Maschinenmonitoring einführt. Daher sehen wir, welche Ausgaben sich auszahlen und welche nur Kosten bleiben. Am Ende finden Sie einen Fragebogen: Sie beantworten einige Fragen zu Ihrem Unternehmen, und das System schlägt vor, wie viel Sie wofür ausgeben sollten.

Bevor Sie das Geld verteilen: Listen Sie auf, wofür Sie bereits bezahlen

Der erste Schritt kostet nichts und macht oft einen Teil des Budgets frei. Gehen Sie die Rechnungen der letzten 12 Monate durch und erfassen Sie in einer Tabelle alle Abonnements, Lizenzen, Hosting, Wartungsverträge und externen Dienstleister. Notieren Sie zu jeder Position vier Dinge:

• wie viel sie jährlich kostet, einschließlich der Posten, die versteckt über Firmenkarten laufen,
• wer sie tatsächlich nutzt und wie viele aktive Konten es gibt,
• wer dafür verantwortlich ist, also wer über eine Kündigung entscheidet,
• bis wann der Vertrag läuft und wie lang die Kündigungsfrist ist.

In fast jedem Unternehmen, mit dem wir eine solche Aufstellung machen, zeigen sich drei Dinge: Konten von Mitarbeitern, die längst gegangen sind, zwei Tools, die dasselbe tun (z. B. zwei Angebotsprogramme oder zwei Cloud-Speicher), und ein System, das für ein vor einem Jahr abgeschlossenes Projekt gekauft wurde. Das ist Geld, das Sie in die Weiterentwicklung umschichten können, ohne die Geschäftsführung um mehr zu bitten.

Drei Töpfe im IT-Budget

Die einfachste Aufteilung, die sich vor der Geschäftsführung verteidigen lässt, sind drei Töpfe. Jeder hat eine andere Kontrollfrage:

1. Betrieb und Pflichten. Hardware, Lizenzen, Hosting, Wartung, gesetzlich vorgeschriebene Änderungen. Frage: Steht das Unternehmen still, wenn wir das nicht bezahlen?
2. Sicherheit. Backups, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Updates, Schulung der Mitarbeiter. Frage: Was kostet uns ein Tag ohne Systeme oder ein Datenleck mit Kundendaten?
3. Weiterentwicklung. Projekte, die Arbeit verkürzen oder Umsatz bringen: Angebotserstellung, CRM, Integrationen, Produktionsdaten, KI. Frage: Nach wie vielen Monaten zahlt sich das aus?

Als Ausgangspunkt für die Diskussion schlagen wir bei Herstellern ungefähr diese Aufteilung vor: 50-60% für den Betrieb, 10-15% für Sicherheit und 25-40% für Weiterentwicklung. Das ist keine Branchennorm, sondern unsere Beobachtung aus Projekten. Wenn die Weiterentwicklung weniger als ein Viertel erhält, bezahlt das Unternehmen vor allem dafür, dass alles so bleibt, wie es ist.

Wofür Sie 2027 Geld ausgeben sollten: 7 Positionen, die sich verteidigen lassen

1. KSeF vollständig umsetzen, nicht nur so, dass es „funktioniert“

Die meisten Unternehmen sind 2026 in das KSeF (Polens nationales E-Rechnungssystem) eingestiegen, oft jedoch im Notfallmodus: Die Rechnungen stellt das Buchhaltungsprogramm aus, und der Rest des Prozesses beruht weiterhin auf Abtippen. Am 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist. Dann gelten Strafen für Rechnungen, die außerhalb des Systems ausgestellt werden, und auch die kleinsten Unternehmen, die bisher befreit waren, müssen ins KSeF wechseln. Das ist ein guter Zeitpunkt, um Angebot, Auftrag, ERP und Rechnung zu einem durchgängigen Ablauf ohne manuelles Kopieren von Daten zu verbinden. Meist ist das ein kleines Integrationsprojekt, das sich von allen am schnellsten auszahlt.

2. Backups, Zwei-Faktor-Authentifizierung und alte Computer

Das ist keine „Entwicklungsposition“, aber ohne sie ergibt der Rest keinen Sinn. Prüfen Sie drei Dinge: ob ein Backup in diesem Jahr testweise wiederhergestellt wurde (das Backup allein reicht nicht), ob E-Mail und Systeme mit Kundendaten eine Zwei-Faktor-Authentifizierung haben und wie viele Computer im Büro und in der Halle noch mit Windows 10 laufen. Der kostenlose Support für dieses System endete im Oktober 2025, und die kostenpflichtige Verlängerung für Unternehmen wird jedes Jahr teurer. Es ist besser, den Austausch im Budget einzuplanen, als ihn im Eilverfahren zu bezahlen. Wenn Sie bereits KI-Tools nutzen, ergänzen Sie diesen Topf um Regeln für den Umgang mit Daten, siehe unseren Beitrag zur KI-Sicherheit im Unternehmen.

3. Angebotserstellung und Konfigurator dort, wo ein Angebot Tage dauert

Wenn die Erstellung eines Angebots einen Vertriebsmitarbeiter oder Technologen eine Stunde oder länger kostet und der Kunde in dieser Zeit auch bei der Konkurrenz anfragt, ist das das am besten bezahlte Problem im Unternehmen. Ein Konfigurator oder Angebotssystem verkürzt die Kalkulation von Tagen auf Minuten und verringert die Zahl der Preisfehler. Realistische Spannen sind 35.000-60.000 PLN für einen einfachen Konfigurator und 87.000-150.000 PLN für einen umfangreichen. Details finden Sie im Beitrag zu den Kosten eines Konfigurators. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, berechnen Sie zuerst, was Sie Ihr aktueller Prozess kostet, mit der Formel aus dem Artikel zu den Kosten der Angebotsautomatisierung.

4. CRM mit Vertriebspipeline, wenn die Umsatzprognose aus dem Bauch entsteht

Das Budget für 2027 beruht auf der Umsatzprognose. Wenn diese Prognose die Summe der Ahnungen der Vertriebsmitarbeiter ist, steht der ganze Plan auf Raten. Ein CRM mit sauber beschriebenen Pipeline-Phasen ermöglicht es, die Prognose aus Daten zu berechnen, statt aus der Stimmung. Achtung: Ein CRM ohne beschriebenen Prozess und ohne eine Person, die darauf achtet, endet so, wie wir es im Beitrag beschrieben haben: warum CRM-Einführungen scheitern. Planen Sie daher nicht nur Lizenzen ein, sondern auch Zeit, um den Prozess zu gestalten.

5. Produktionsdaten: Pilot an einer Linie

Viele Unternehmen planen die „Digitalisierung der Produktion“ als ein großes Projekt für das ganze Werk. Sinnvoller ist es, mit einer Maschine oder Linie zu beginnen, die der Engpass ist, und dort die OEE aus Daten statt vom Papier zu messen. Nach drei Monaten wissen Sie, wo tatsächlich Stunden verloren gehen, und haben Zahlen für die Entscheidung über einen Ausbau. Derselbe Pilot ist auch der erste Schritt zur vorausschauenden Instandhaltung.

6. Integrationen statt weiterer Tools

Ein typisches Bild: CRM, Angebotsprogramm, ERP, Onlineshop, Excel mit Preisliste und Excel mit Lieferantendatenbank. Jedes Tool funktioniert für sich, aber die Mitarbeiter übertragen Daten mehrmals täglich von Hand zwischen ihnen. Bevor Sie ein sechstes Tool kaufen, prüfen Sie, ob die Verbindung dieser fünf nicht mehr bringt. Einen Kostenvergleich mehrerer Tools mit einem einzigen System zeigen wir am Beispiel von Pipedrive, PandaDoc und Asana, den Moment, ab dem Excel nicht mehr ausreicht, im Beitrag über die Lieferantendatenbank.

7. KI in einem konkreten Prozess

Eine Position „KI“ im Budget ohne zugeordneten Prozess ist der häufigste Weg, Geld ohne Wirkung auszugeben. Wählen Sie eine Aufgabe, die heute viel Zeit kostet und klare Eingangsdaten hat: Beantwortung wiederkehrender Kundenfragen, Suche in technischer Dokumentation, Erstellung eines Angebotsentwurfs. Ein Assistent auf Basis der Unternehmensdokumente (RAG) kostet meist 8.000-20.000 PLN, ein Agent mit Zugriff auf das CRM 25.000-45.000 PLN plus 700-1.400 PLN monatlich. Die vollständigen Spannen finden Sie in unserer Preisliste für KI-Agenten und im Beitrag zu den Kosten einer KI-Einführung.

Wofür Sie kein Geld ausgeben sollten (oder noch warten)

• Eine Lizenz, „weil die Konkurrenz sie hat“. Wenn Sie keine Person benennen können, die das Tool täglich nutzen wird, und keinen Prozess, den es verändert, landet es in einem Jahr auf der Liste aus dem ersten Schritt.
• Kompletter ERP-Austausch „auf einmal“. Ein großer Systemwechsel ohne beschriebenen Prozess ist das teuerste Projekt im Budget und das am häufigsten verschobene. Oft bringt es mehr, das bestehende ERP um das fehlende Stück zu ergänzen (Angebotserstellung, Kundenportal, Berichte) und zu integrieren.
• Allgemeiner Chatbot auf der Website. Ohne Wissensbasis zu Ihren Produkten und ohne Übergabe des Gesprächs an den Vertrieb antwortet er mit Allgemeinplätzen und schreckt Kunden ab. Besser ist ein kleinerer Assistent auf Basis Ihrer Dokumente.
• 3D oder VR „für die Messe“. Ein 3D-Modell, das nicht mit Preis und Angebot verbunden ist, beeindruckt einmal. Dasselbe Budget arbeitet in einem 3D-Konfigurator mit Preiskalkulation das ganze Jahr. Mehr dazu im Beitrag über Three.js auf der Website.
• Neue Website nur wegen der Optik. Wenn die aktuelle Website keine Anfragen generiert, ändert ein neues Design daran nichts. Legen Sie zuerst fest, was der Kunde auf der Website tun soll (einen Preis berechnen, ein Muster bestellen, ein Gespräch vereinbaren), und gestalten Sie erst dann.
• Eigener KI-Server ohne Volumen. Ein Modell im eigenen Serverraum ist bei einer großen Zahl von Anfragen oder sehr sensiblen Daten sinnvoll. Bei einigen Dutzend Fragen pro Tag ist es teure Hardware, die ungenutzt herumsteht. Die Kriterien beschreiben wir im Beitrag über ein privates LLM im Unternehmen.

Fragebogen: Wie viel 2027 für IT ausgeben und wofür

Es ist schwer, im Voraus zu sagen, wie viele Stunden ein Konfigurator oder ein CRM zurückgewinnt. Leicht zu beantworten ist dagegen, wie viele Angebote Sie pro Monat erstellen, wie lange eines dauert und wie viele Vertriebsmitarbeiter Sie haben. Deshalb haben wir einen Fragebogen vorbereitet: Sie beantworten Fragen zu Ihrem Unternehmen, und das System berechnet selbst, wie viel Sie mit der aktuellen Arbeitsweise verlieren, wählt Umfang und Kosten jedes Projekts aus und schlägt vor, wie viel Sie 2027 investieren sollten.

Wie lesen Sie das Ergebnis? Positionen „Pflicht“ sind Dinge, die Sie nicht verschieben sollten, auch wenn sie selbst kein Geld bringen: KSeF und grundlegende Sicherheit. „Jetzt“ sind Projekte, die sich in weniger als einem Jahr auszahlen, „Phase 2“ innerhalb von zwei Jahren. Der vorgeschlagene Investitionsbetrag umfasst diese drei Gruppen zusammen mit 15% Reserve. Wenn Sie Ihr Budget eingeben, zeigt der Fragebogen, was hineinpasst und was in Phasen aufgeteilt oder auf 2028 verschoben werden muss.

Der Fragebogen ist bewusst vorsichtig. Bei der Angebotserstellung berechnet er die Zeitersparnis und einen leichten Anstieg der gewonnenen Angebote dank schnellerer Antwort, berücksichtigt aber keine Kunden, die heute gar keine Anfrage senden, weil sie den Preis nicht selbst prüfen können. Alle Annahmen stehen unter dem Ergebnis, sodass Sie sie der Geschäftsführung zusammen mit den Zahlen vorlegen können.

Kosten, die im Budget meist vergessen werden

• Betrieb nach der Einführung. Jedes System braucht Korrekturen, Updates und Hosting. Rechnen Sie jährlich mit ca. 12-20% des Einführungswerts.
• Die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Jemand muss den Prozess beschreiben, Daten vorbereiten, testen und das Team schulen. Wenn diese Person zugleich eine volle Stelle in Produktion oder Vertrieb hat, zieht sich das Projekt in die Länge.
• Datenbereinigung. Preislisten in mehreren Versionen, Kundendatenbank mit Dubletten, unterschiedlich geschriebene Artikelnummern. Das sind oft 20-30% der Arbeit bei der ersten Einführung.
• Lizenzen pro Benutzer. Fertige Tools sind bei fünf Konten günstig und bei fünfzig teuer. Berechnen Sie die Kosten über drei Jahre mit der geplanten Personenzahl, nicht mit der aktuellen.
• Reserve. Der Umfang wächst fast immer während des Projekts. Lassen Sie 15-20% des Entwicklungsbudgets unverplant, statt später Geld aus der Sicherheit umzuschichten.

Bei größeren Projekten lohnt es sich außerdem, mit dem Dienstleister ein Abrechnungsmodell zu vereinbaren, das zum Jahresbudget passt. Festpreis, Time & Material, Stundenpaket und Abonnement vergleichen wir im Beitrag über Abrechnungsmodelle für IT-Projekte.

Der Plan für 2027 Quartal für Quartal

Quartal	Was wir tun	Ergebnis am Quartalsende
Q1	Liste der Abonnements und Kündigungen, Abschluss von KSeF und ERP-Integration, Backups und Zwei-Faktor-Authentifizierung, Auswahl eines Entwicklungsprojekts	Freigewordenes Geld, Ruhe in der Buchhaltung, beschriebener Umfang von Projekt Nr. 1
Q2	Einführung von Projekt Nr. 1 als MVP (z. B. Konfigurator oder CRM), Monitoring-Pilot an einer Maschine	Funktionierendes System mit echten Daten, erste Messungen
Q3	Korrekturen nach den ersten Monaten, zweites Projekt (z. B. KI-Assistent für Dokumente), Teamschulung	Zahlen für den Vergleich „vorher und nachher“
Q4	Überprüfung: Was hat sich ausgezahlt, was nicht. Plan für 2028 auf Basis von Daten statt Bauchgefühl	Ein Budget für 2028, das sich vor der Geschäftsführung verteidigen lässt

Wenn Sie ein Projekt über ca. 100.000 PLN planen, prüfen Sie auch die Ausschreibungen für Digitalisierungsförderungen (nationale und regionale Programme). Der Antrag muss vor Beginn der Arbeiten gestellt werden, daher sollten Sie die Entscheidung über eine Förderung bereits im ersten Quartal treffen. Mehr darüber, wie Förderungen die Rechnung beeinflussen, lesen Sie im Beitrag über die Kosten einer KI-Einführung und PARP-Förderungen.

Fazit: ausgeben oder warten

2027 ausgeben	Warten oder nicht ausgeben
Integration von Angeboten, ERP und Rechnungen für KSeF	Kompletter ERP-Austausch ohne beschriebenen Prozess
Backup-Wiederherstellungstest, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Austausch von Windows-10-Computern	Weitere Lizenzen ohne eine Person, die sie nutzen wird
Konfigurator oder Angebotssystem, wenn ein Angebot Tage dauert	3D und VR ohne Verbindung zu Preis und Angebot
CRM mit beschriebener Pipeline und Prozessverantwortlichem	Neue Website nur wegen der Optik
Datenpilot an einer Produktionslinie	Digitalisierung des ganzen Werks in einem Projekt
KI in einem Prozess mit klaren Daten	Allgemeiner Chatbot und eigener KI-Server ohne Volumen

Häufig gestellte Fragen

Wie viel sollte ein Fertigungsunternehmen für IT ausgeben?

Es gibt keine einzig richtige Zahl, denn das hängt von Branche, Größe und davon ab, wie viele Prozesse bereits in Systemen laufen. Wichtiger als die Höhe des Budgets ist, welcher Anteil in die Weiterentwicklung fließt. Als Ausgangspunkt schlagen wir 50-60% für den Betrieb vor, 10-15% für Sicherheit und 25-40% für Projekte, die Arbeit verkürzen oder den Umsatz steigern.

Womit beginnt man die IT-Budgetplanung für 2027?

Mit einer Liste von allem, wofür das Unternehmen bereits bezahlt: Abonnements, Lizenzen, Hosting und Wartungsverträge, zusammen mit der Zahl der aktiven Benutzer. Diese Liste zeigt fast immer überflüssige Kosten, die sich in die Weiterentwicklung umschichten lassen. Erst danach wird das Budget auf Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung aufgeteilt.

Erfordert KSeF 2027 zusätzliches Budget?

Ja, wenn das Unternehmen KSeF 2026 nur auf Seiten des Buchhaltungsprogramms eingeführt hat. Am 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist, es gelten Strafen, und auch die kleinsten Unternehmen wechseln ins System. Es lohnt sich, die Integration von Angebot, Auftrag, ERP und Rechnung einzuplanen, damit Daten nicht von Hand übertragen werden.

Welches IT-Projekt zahlt sich in einem Fertigungsunternehmen am schnellsten aus?

Meist diejenigen, die das manuelle Übertragen von Daten beseitigen: die Integration des ERP mit Angeboten und Rechnungen sowie die Automatisierung der Angebotserstellung. Ein Konfigurator oder Angebotssystem verschafft zusätzlich einen Vorteil im Vertrieb, weil der Kunde den Preis schneller erhält als von der Konkurrenz. Die Reihenfolge für Ihr Unternehmen ermitteln Sie mit dem Fragebogen in diesem Artikel.

Welche Reserve sollte man im IT-Budget einplanen?

Für Entwicklungsprojekte sollten 15-20% unverplant bleiben, weil der Umfang während der Einführung fast immer wächst. Separat sind die Betriebskosten jedes neuen Systems zu berechnen, meist 12-20% des Einführungswerts pro Jahr.

Nächster Schritt

Wenn Sie das Budget für 2027 planen und mehrere Ideen haben, aber Geld für eine oder zwei, schicken Sie uns eine kurze Liste. Wir sagen Ihnen, welches Projekt sich unserer Meinung nach am schnellsten auszahlt, was es realistisch einschließlich Betrieb kostet und wie man es in Phasen aufteilt, damit das erste Ergebnis noch im ersten Halbjahr sichtbar ist. Beispiele funktionierender Systeme finden Sie im Showroom von JSON Crew.

Schreiben Sie uns oder lesen Sie, wie Sie Prozesse so gestalten, dass der Plan für 2027 nicht bei 90% stehen bleibt.

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